Что такое и как использовать условное форматирование в Excel?

Условное форматирование в Excel — это опция, которая может помочь нам более удобно обрабатывать информацию, представленную в электронной таблице.. Документы Excel обычно полны расчетов и цифр, которые вы или другие люди сможете увидеть или проанализировать, поэтому было бы здорово иметь альтернативу, позволяющую ускорить этот процесс. Инструмент Microsoft отличается наличием десятков функций, которые позволяют ускорить любую задачу и даже автоматизировать ее. Поэтому сегодня мы собираемся показать вам все, что вам нужно знать, чтобы начать использовать условное форматирование в своей работе.

Таким образом, вы сможете повысить полезность своей таблицы Excel, а также сэкономить много времени на выделении информации и ее анализе.

Что такое условное форматирование в Excel?

Excel — это программа, полная инструментов, которые не только охватывают область вычислений, но также связаны с форматом и способом представления данных и информации на листе.. Последнее важно, учитывая, что книги Excel обычно не хранятся для личного использования, а обычно отправляются другим людям для просмотра и анализа. При последнем варианте некоторые цифры обычно выделяются в зависимости от наблюдаемых факторов, однако это также открывает возможность человеческой ошибки. Мы можем легко пропустить важную ячейку или выделить ту, которая не соответствует тому, что мы ищем.

Для устранения этой проблемы в Excel появляется условное форматирование, которое, как следует из названия, позволяет форматировать ячейку или диапазон ячеек в соответствии с выполнением определенного условия.. Например, если минимальная цель продаж для вашего бизнеса составляет 500 евро, отметьте красным те ячейки, цифры в которых не достигают этого числа. Таким образом, лист Excel будет говорить сам за себя посредством кода форматирования, который вы устанавливаете для ключевых полей.

Эту функцию можно использовать по-разному, и, как мы упоминали ранее, она принесет гораздо большую пользу электронной таблице.. Продолжая пример с продажами, если вы суммируете каждую транзакцию дня и применяете условное форматирование к ячейке, показывающей общую сумму, она изменит цвет, как только вы достигнете минимальной цели. Это служит очень привлекательным визуальным индикатором для простого документа Excel.

Элементы условного форматирования

Область условного форматирования в Excel очень широка, и ее стоит знать, чтобы воспользоваться включенными в нее опциями, которые дают нам возможность вдохнуть жизнь в нашу электронную таблицу. Однако можно сказать, что его использование действительно простое и достаточно знать три его основных компонента, чтобы полностью освоиться. Это: условия, правила и форматы.

Условия

Условие — это не что иное, как фактор, который мы используем в качестве ориентира, чтобы определить, произойдет что-то или нет.. Например, если идет дождь, то я возьму с собой зонтик, а это значит, что ношение зонта имеет условие, что идет дождь. То же самое происходит и в Excel с условным форматированием, условие устанавливается исходя из того, есть ли в ячейке определенная цифра, текст или дата, и если да, то будет применено правило.

Правила

Правила — это те, которые устанавливают, что произойдет, если ранее установленное условие будет выполнено.. Продолжая пример с зонтиком, правило в этом случае — брать его с собой, если идет дождь. В этом смысле, если мы перенесем это в Excel, правило будет указывать формат, который будет применен к правилу при выполнении условия.

Форматы

В пакете Microsoft Office форматы представляют собой все, что связано с эстетической и визуальной частью документа, над которым мы работаем. Это варьируется от шрифта до его размера, цвета и цвета фона, поэтому Условное форматирование — это не что иное, как инструмент, позволяющий применить все это, исходя из условий и правил, которые мы объяснили ранее.

Как использовать условное форматирование в Excel?

Шаги по применению базового условного форматирования

Если у вас уже есть идея применить условное форматирование к листу Excel, знайте, что сделать это довольно просто. Для начала мы должны сначала выбрать ячейку или диапазон ячеек, которые мы хотим отформатировать в соответствии с условием. Затем нажмите «Условный формат» а затем перейдите в «Правила ячейки«, где отобразится целый ряд опций, которые вы можете применить. Они варьируются от определения больших, меньших или равных значений до текстов и дат.

Нажав, например, на «Старше чем«, появится небольшое всплывающее окно с двумя полями. В первом вам нужно будет ввести эталонное значение, а во втором вы можете выбрать один из нескольких предопределенных форматов или добавить собственный.

Наконец, нажмите «Принимать» и все, теперь числа, которые больше указанного вами ранее, будут отмечены выбранным форматом.

Условное форматирование с помощью значков

Стоит отметить, что условное форматирование работает не только за счет изменения цвета заливки ячеек и символов, но и позволяет отображать значки вместо классических цветов. Это очень интересно, поскольку увеличивает коммуникативный и аналитический потенциал листа Excel, значительно упрощая распознавание того, что происходит с каждым элементом.

Чтобы использовать этот тип условного форматирования, мы начнем с выбора ячейки или формата ячейки, который вы хотите отформатировать. Затем нажмите «Условный формат«, перейдите в раздел правил и выберите, какое условие вы хотите установить, которое должно выполняться.

Затем еще раз нажмите «Условный формат» но на этот раз перейдите в «Набор иконок» и затем выберите тот, который вам нужен.

Вы сразу увидите, как они появляются в крайнем левом углу каждой ячейки с цветом, который их идентифицирует.

Условное форматирование с помощью панели данных

Точно так же, как мы используем значки или цвета для ячеек, мы можем работать и с гистограммами. Это особенно полезно, если мы генерируем цифры, которые необходимо сравнить с другими. Столбцы данных позволят нам иметь более четкий визуальный подход к этому сравнению, делая информацию более доступной.

Если вы хотите работать со столбцами данных в условном форматировании Excel, вам необходимо выполнить те же шаги, которые мы обсуждали выше. То есть выделите ячейку или диапазон ячеек, нажмите «Условный формат» и выберите правило, которое хотите применить, в меню «Правила». Затем повторите процесс, перейдя к «Условный формат» и затем введите «гистограммы данных» чтобы выбрать тип панели, которую вы хотите добавить. Когда вы нажмете на нее, они уже будут добавлены в вашу таблицу.

Как мы видим, условное форматирование — это настоящее чудо, которое улучшит вашу электронную таблицу, использование Excel и задачу выделения данных и выполнения анализа. Это действительно простой в использовании вариант, поэтому стоит попробовать его в любой из ваших книг Excel.