Как создать раскрывающийся список в Excel

Возможно, вы когда-то открывали документ Excel и обнаруживали, что в некоторых его ячейках открывается раскрывающийся список. Это очень практичная функция электронных таблиц Microsoft, которую вы также можете использовать. В этом посте мы объясняем как создать выпадающий список в Excel.

Это очень полезная функция, особенно когда мы работаем с листами и шаблонами, в которых часто повторяются одни и те же параметры. Но это не только практичность, но и очень наглядный ресурс, который придает любому документу более профессиональный вид.

Выпадающие списки (на английском языке, раскрывающийся список вниз) разрешить пользователям Excel выбрать элемент из предопределенного списка. Это ресурс, особенно подходящий для создания формыпотому что благодаря этому ввод данных происходит быстрее и точнее.

Как работают эти списки? Когда мы выбираем ячейку, содержащую список, мы видим рядом с ней небольшой значок стрелки. При нажатии на него этот список отображается с рядом вариантов, из которых мы должны выбрать один.

Основная идея создания раскрывающихся списков в Excel — предоставить пользователю ограниченное количество вариантов. Кроме того, исключается введение данных с ошибками или орфографическими ошибками.

Создайте раскрывающийся список в Excel шаг за шагом

Вот шаги, которые необходимо выполнить для создания раскрывающихся списков в Excel:

Шаг 1. Выберите ячейку

Если у нас уже есть более-менее организованный и структурированный лист Excel и мы рассматриваем вопрос о вставке в него одного или нескольких раскрывающихся списков, первое, что мы должны сделать, это выберите ячейку или ячейки указателем мыши в котором мы хотим, чтобы список открывался при нажатии на него.

Шаг 2: Проверка данных

Далее кликаем на вкладку «Данные». После открытия мы переходим в группу «Инструменты с данными», где мы должны найти и нажать опцию “Валидация данных”. В зависимости от установленной у нас версии Excel значок может различаться, хотя в целом он обычно выглядит как две ячейки: одна проверенная, а другая нет.

Шаг 3. Выберите и настройте список

После проверки открывается раскрывающийся список, в котором мы выбираем опцию “Список”. Там у нас также есть другие опции, с помощью которых мы сможем ограничить содержимое ячейки определенными форматами (числа, даты, время и т. д.). После этого мы можем действовать двумя разными способами:

Напишите элементы которые мы хотим предложить в качестве опций внутри списка (их нужно писать через запятую, без пробелов).
Выбрать диапазон ячеек которые содержат эти параметры, и подтвердите их, щелкнув значок стрелки рядом с ячейкой, где откроется раскрывающийся список.

После завершения процесса мы увидим, как нажатие на выбранную ячейку отобразит список, который мы настроили. Если мы захотим повторить операцию в другой ячейке документа, достаточно будет скопировать ее в буфер обмена и вставить в новую ячейку.

Создайте динамический раскрывающийся список в Excel

Если мы планируем регулярно изменять элементы раскрывающегося списка в Excel, возможно, более целесообразным будет создать динамический раскрывающийся список. Это вариант того, что мы видели в предыдущем разделе, с той особенностью, что в этом случае каждый раз, когда мы вносим изменения в ячейки или исходный список, раскрывающийся список будет обновляться автоматически.

Есть два способа создать этот тип списка: с помощью того же метода, который мы объяснили ранее, или с помощью обычного именованного диапазона и ссылки на него с помощью Формула СМЕЩЕНИЯ. Ниже мы объясним, как это сделать:

Сначала нам нужно записать пункты выпадающего меню в отдельные ячейки.
Затем создаем именованную формулу (для этого используйте комбинацию клавиш Control+F3, чтобы открыть диалоговое окно).
После того, как новое имя будет записано в поле «Имя», вводим следующую формулу:

=СМЕЩ(Лист!$A$2, 0, 0, СЧЁТ(Лист3!$A:$A), 1) *

Лист: имя листа.
A – столбец, в котором расположены раскрывающиеся элементы.
$A$2: ячейка, содержащая первый элемент.

Если у нас уже определена формула, нам нужно только создать раскрывающееся меню на основе диапазона ячеек, как мы видели в предыдущем разделе. Процесс настройки немного более трудоемкий, но оно того стоит, если нам придется работать с постоянно меняющимся списком исходных ячеек.

Как видно, эта формула состоит издве функции: СМЕЩ и СЧЕТ.

. Второй используется для подсчета всех непустых ячеек в указанном столбце. Этот счетчик, в свою очередь, используется функцией СМЕЩ.