Как уменьшить размер файла в Microsoft Office

В мире, в котором мы живем сегодня, способность обрабатывать и управлять данными Это важнейший инструмент. Очевидно, что достижения в области вычислительной техники привели к тому, что практически вся информация, которая ранее обрабатывалась, перешла в оцифровать. Любой, кто регулярно пользуется технологиями, мобильными устройствами и компьютерами, знает, как включать изображения, слайды, графики или другие визуальные элементы в своих файлах или презентациях, однако большинство из них не знают, как они могут оптимизировать вес этих элементов чтобы устройство работало Быстреепоэтому эффективность работы с файлами становится полезным навыком, позволяющим выделиться среди большинства.

Если вы оказались в этой группе, но хотите углубиться в этот путь к Узнайте, как лучше управлять хранилищем, оптимизацией и использованием файлов., мы уверены, что эта статья поможет вам получить то, что вы ищете. Без сомнения, мы рекомендуем вам продолжить чтение, поскольку вы получите очень полезные инструменты, которые вы можете начать использовать прямо сейчас, чтобы упростите и уменьшите вес ваших файлов и так, улучшите свой опыт работы и производительность устройства что ты используешь

Важность оптимизации файлов

Прежде чем говорить о как мы можем уменьшить размер наших файловважно прокомментировать, потому что эта простая задача так важна для повысить эффективность нашей работы. Возможно, если вы обычно не делаете презентаций или файлы, с которыми вы работаете, содержат только текст, у вас не возникнет проблем при работе с ними. Напротив, если вы включаете в свои документы изображения, гиперссылки, подробную графику или другие подобные визуальные элементы, крайне важно начать сжимать файлы, особенно если вы используете этот тип презентации для работы или часто, поскольку Это повлияет на объем памяти вашего ПК и скорость загрузки.

Одна из основных причин заключается в том, что сжимать файлы делает это Меньший размер и, следовательно, у вас будет больше простота их загрузки и передачи. Кроме того, их обработка также будет намного быстрее.

Это также полезный способ организовывать папки с множеством файлов. Аль ссжимать большие объемы файлов в так называемом “книжные магазины«, вес этих данных значительно снижается. Это то, что очень часто используется при загрузке файлов, поскольку это намного быстрее.

Альтернативы сжатию файлов в Microsoft Office

Далее мы представим разные альтернативы, чтобы вы могли уменьшить и оптимизировать размер ваших файлов в основных рабочих приложениях Office: Word, PowerPoint и Excelпоскольку они являются наиболее часто используемыми и включают в себя тяжелые элементы.

Оптимизировать PowerPoint

PowerPoint — базовый инструмент Microsoft, используемый для создания презентаций. очень нагляден за счет интеграции слайдов, которые обычно сочетают в себе текст, изображения и даже видео. Поэтому онФайлы обычно имеют значительный вес и важно попробовать сжимать элементы которые мы вставляем, особенно изображения и видео, поэтому мы сосредоточимся на них. Вам останется только выполнить следующие шаги:

Первое, что вам придется сделать, это Вставьте изображение, которое вы хотите оптимизировать, на слайд. Выберите это изображение, щелкнув по нему.
В этом лучшее меню нажмите на опцию «Формат«. Здесь появятся разные варианты, среди которых вы можете настроить яркость и контрастность изображения, изменить его размер, включить фоторамки…
Выбирать “Сжатие изображений«. Здесь вы можете оптимизировать простым или расширенным способом, нажав на параметры, где вы можете выбрать качество изображения в зависимости от того, как вы собираетесь его использовать. Чем ниже качество, тем меньше размер. Вы также можете выбрать, хотите ли вы сжать все изображения в презентации или только те, которые вам нужны. Просто с помощью этого действия вы упростите размер PowerPoint, и его будет легче загружать и передавать.

Оптимизировать Word

Слово наверняка это наиболее используемое приложение Microsoft Office и, хотя изначально он использовался просто как текстовый документ и его вес был не очень большим, в настоящее время можно вставлять элементы любого типа такие как изображения, ссылки, переходы… Здесь мы дадим вам несколько основных советов, как уменьшить размер ваших документов.

Как и в PowerPoint, если мы добавим изображения, вес файла увеличится, но мы можем сжимайте эти изображения, чтобы сделать их более эффективными. Для этого проделаем те же действия, что и в предыдущем случае. Мы будем вынуждены выберите изображение, перейдите в «Формат» и нажмите «Оптимизировать изображения».

Важным аспектом также является формат файла, который мы используем при сохранении. Обычно он сохраняется по умолчанию в формате .docx или .doc. Но если это уже готовый файл, мы рекомендуем конвертировать в .pdf при условии сильно сжать файл и, кроме того, презентация более чистый.

Еще один фактор, который мы должны принять во внимание, это ограничить или уменьшить, насколько это возможно, визуальные эффекты и элементы которые увеличивают размер наших файлов. Например, избегайте добавления эффектов страницы, водяных знаков, шрифтов и цветов темы.

Оптимизировать Excel

Хотя документы Эксель Обычно они не тяжелые, если мы работаем с большими объемами данных и формул, возможно, это повлияет на наш опыт. замедлился. С помощью этих простых шагов вы можете легко сжать эти файлы.

Что-то, что мы можем начать использовать прямо сейчас, чтобы упростить эти таблицы, это изменить формат файла. То есть вместо сохранения по умолчанию в формате .xlsx, мы сделаем это в формате .xlsb, который сжимает и оптимизирует размер и вес..

Также рекомендуется удалить все ненужные данныеа также скрытые столбцы которые занимают место и, прежде всего, избегайте использования сложных формул для работы с данными, за исключением случаев крайней необходимости. Формулы Excel увеличивают размер файла, поэтому по возможности Мы постараемся использовать более простые..

Мы можем работать с графикой и изображениями, но всегда желательноНажмите на эти элементы, чтобы улучшить производительность в электронной таблице. Мы можем сделать это так, как мы объяснили ранее.