Что такое Microsoft Access и для чего он нужен?

Все хорошо знают и более-менее регулярно используют программы Word и Excel офисного пакета Microsoft. Однако есть еще одна, гораздо менее популярная программа, хотя она действительно полезна (особенно для небольших компаний и предприятий), если уметь ею хорошо пользоваться: Microsoft Доступ. В этом посте мы рассмотрим, что это за программное обеспечение и как его можно использовать.

Microsoft Access — это система Управление базой данных адаптирован для сбора данных из других утилит, таких как Excel и других. Управление им очень простое, а диапазон возможностей при его использовании очень широк: от инвентаризации до мониторинга коммерческой деятельности и многого другого.

Что такое Microsoft Access

Первая версия Microsoft Access появилась в 1994 году. С тех пор было выпущено множество обновлений. Последняя версия, выпущенная в 2021 году, совместима как с Windows 10, так и с Windows 11.

Microsoft Access был и остается очень практичным инструментом при создании, управлении и администрировании баз данных. Ресурс, который облегчает жизнь малым предприятиям, когда они вынуждены обрабатывать большие объемы данных и записей.

Большим достоинством этой программы является упрощение задачи управления с помощью специальных формул для выполнения определенных расчетов, что очень практично не только для быстро и легко хранить и запрашивать данныено и для выполнять более сложные анализы.

Эксплуатационные требования

Это список требования Чтобы использовать последнюю версию Microsoft Access:

• 2-ядерный процессор 1,6 ГГц.
• Операционная система Windows 11 или Windows 10.
• Память 4 ГБ (64 бита), 2 ГБ (32 бита) ОЗУ
• 4 ГБ доступного дискового пространства
• Разрешение экрана 1024 × 768
• Видеокарта DirectX 10 для аппаратного ускорения графики на ПК.
• Дополнительные требования: доступ в Интернет и учетная запись Microsoft.

Поддерживаемые форматы

Microsoft Access может сохранять информацию в следующих форматы:

• Плагин доступа (.accda)
• Доступ к среде выполнения базы данных (.accdr)
• Шаблон базы данных Access (.accdt)
• База данных защищенного доступа (.accede)
• Доступ к базе данных (.acdb)
• Пустой шаблон проекта (.adn)
• Ярлык Windows: Таблица доступа (.mat)
• Блокировать файлы (.laccdb)
• Windows: форма доступа (.maf)
• Windows: доступ к макросу (.mam)
• Windows: запрос доступа (.maq)
• Windows: отчет о доступе (.mar)
• Рабочая группа, база данных для безопасности на уровне пользователя (.mdw)

Где скачать или купить Microsoft Access

Пользователи Windows, установившие на свои компьютеры офисный пакет Microsoft Office У вас уже будет этот инструмент в базовой версии. Однако, чтобы получить доступ ко всем расширенным функциям Microsoft Access и использовать весь его потенциал, рекомендуется посетить веб-сайт Microsoft (в частности, эта ссылка), чтобы приобрести или временно попробовать его бесплатно в течение ограниченного периода времени.

Основные возможности Microsoft Access

Говоря, что это идеальный инструмент для малого бизнеса и фрилансеров, мы полагаем, что основные функции Access можно очень хорошо адаптировать к вашим потребностям. Чтобы проиллюстрировать это, давайте кратко рассмотрим некоторые из наиболее интересных:

Интегрированные шаблоны

Одним из достоинств этой программы является то, что любой пользователь может без проблем использовать ее. предварительно настроенные шаблоны Они предоставляют нам хорошую отправную точку, когда мы не уверены, как начать организовывать наши данные.

Шаблоны доступа доступны во вкладке “Архив” интерфейса. Нажав на нее, мы получим в свое распоряжение кучу предопределенных форматов. Нам остается только выбрать наиболее подходящий для нас и модифицировать его в соответствии с нашими предпочтениями и потребностями.

Экспорт данных

Все данные в нашей базе данных можно экспортировать в другие форматы (Excel, PDF и т.д.) с помощью кнопки «Внешние данные» который расположен в верхней ленте команд и опций.

Запрос данных

При обращении к конкретным данным наиболее ярко отмечается эффективность управления базами данных посредством Microsoft Access. Для оформления запроса необходимо перейти к кнопке “Создавать” и оттуда получить доступ к вкладке «Дизайн запросов». Затем вам просто нужно выбрать нужные таблицы и нажать кнопку “Выполнять”.

Функция «Скажи мне»

Внутри раздела “Что ты хочешь делать?” Мы находим очень специфическую функциональность Access, называемую “Скажи мне”. Мы также сможем использовать эту опцию для выполнения запросов, но список ее утилит длиннее и включает, среди прочего, возможность создания таблиц и отчетов.

ВБА

VBA означает «Visual Basic для приложений», язык программирования, с помощью которого можно упростить обработку и управление базами данных. Помимо прочего, он позволяет проверять данные и выявлять ошибки. Очень практично.

Все эти функции позволяют любому пользователю используйте Microsoft Access для самых разнообразных задач. Например, учителя могут использовать их для управления таблицами посещаемости и оценками своих учеников; Торговцы могут проводить инвентаризацию продукции в своем магазине и на складе; Учетом бизнес-счета могут заниматься самозанятые… И так далее.