Руководство по управлению портфелем проектов (PPM) 2019 года


Ваш гид по управлению портфелем проектов.

Организационная культура в настоящее время полна хаоса из-за огромных размеров проектов и деятельности процветающих компаний по всей отрасли. Когда проекты велики по размеру и количеству, всегда существовала необходимость в стратегии для управления сочетанием взаимосвязанных, связанных и зависимых проектов. Вот где приходит управление портфелем проектов.

PPM является окончательным решением для всех проектов, которые будут управляться вместе; Прошлое, настоящее и будущее всего процесса проектов и эффективно рассчитать, какой должна быть диаграмма приоритетов проектов и какова последовательность проектов для максимальной рентабельности.

Вам также может понравиться:
40 основных терминов и концепций управления проектами в 2019 году

Каждый день в организационной культуре мы обсуждаем проекты как отдельные единицы, которые кажутся независимыми, но фактическая истина заключается в том, что когда проекты принадлежат одной и той же компании, они обязательно должны быть взаимосвязаны. Главный вопрос в том, насколько они зависят друг от друга.

Проекты в значительной степени связаны с различными факторами, такими как бюджет, ресурсы или сроки. Как нам управлять комплексом проектов и расставлять приоритеты в нашей повседневной повестке дня, чтобы обеспечить максимальную окупаемость инвестиций, – это, в конечном счете, и управление портфелем проектов

Если вы читаете эту статью, то, вероятно, знаете немного о организационный рабочий процесс,

графика канцелярских товаров

В вашей компании будет много проектов, над которыми работают в одно и то же время, и из-за потока ресурсов из одного и того же источника, когда клиент будет одинаковым для всех из них или для любых других, которые вы могли бы делать только для каких-то чистых инноваций, они могут перекрываться.

Как босс, как вы узнали, что принимаете правильные решения о своей компании? Как вы узнаете, что вы и ваша команда сосредоточены на правильных вещах для вашей компании и в нужное время? Мы все задаем одни и те же вопросы, и ответом на все из них является управление портфелем проектов.

В этом посте мы расскажем вам обо всех стратегиях и процедурах для успешного внедрения PPM для достижения невероятных результатов от проектов.

Благодаря различным проектам, требующим нашего внимания, и общим ресурсам, которые приходится перенаправлять каждый день, PPM – единственное, что помогает нам преуспеть в джунглях этой организации, иначе мы потерпим неудачу из-за низкой рентабельности инвестиций.

Давайте посмотрим на PPM с самого начала и выясним, почему это важно в действительности, как и в теории.

Что такое PPM?

Управление портфелем проектов – это концепция уникальной стратегии, которая относится к централизованному процессу управления несколькими портфелями проектов для достижения стратегических целей.

Это невероятный способ успешно преодолеть разрыв между стратегией и фазой реализации проекта и гарантировать, что компания сможет эффективно использовать свой выбор проектов на основе различных факторов и успеха выполнения.

Управление портфелем проектов в основном используется организациями для определения их потенциальной отдачи от проекта. Это имеет огромное значение в их прогрессивной стратегии. Как? Они будут инвестировать в новые проекты, которые менее подвержены риску потери, и всегда принимают обоснованное решение, независимо от того, в чем проблема.

PPM даже больше, чем это, хотя. Это также помогает в продвижении и облегчении командного общения. Кроме того, он гарантирует, что все люди, участвующие в проектах, находятся на одной странице, и в будущем не будет узких мест.

Когда PPM работает должным образом, он оказывается феноменальным инструментом, который привлечет все заинтересованные стороны и их бай-ины. Предоставление всем важным людям, связанным с организацией, более широкой картины, к которой вы стремитесь, может реально помочь вам избежать любых проблем, которые могут снизить производительность в будущем.

Управление портфелем проектов также способствует прозрачности всего процесса, надлежащему управлению по всем вопросам, а также ответственности за все.

Чем управление портфелем проектов отличается от управления проектами?

инфографики

Управление проектами и портфелями схожи в том смысле, что для успешного выполнения требуются одни и те же общие навыки, но, несмотря на схожие названия, и PM, и PPM совершенно разные.

Управление проектами, если вы знакомы с организационной культурой, – это полная реализация всех знаний, инструментов, навыков и методов для выполнения проектных действий. Все эти факторы помогают удовлетворить требования проекта, и важность PM не может быть переоценена.

Ключевым словом в PPM, с другой стороны, является Portfolio. Управление портфелем проектов на самом деле не касается всех действующих проектов в реестре организации, а сосредоточено на выборе правильного проекта для участия и на том, как эффективно финансировать его до завершения.

Проекты, которые не обязательно важны для достижения целей компании, исключаются из реестра. Зачем? Если вы действительно думаете об этом, проект должен помочь компании развиваться, и если бы вы управляли портфелем компании, вы бы отклонили каждое подобное предложение.

Какова ответственность менеджера портфеля?

Как человек, управляющий портфелем компании, менеджер портфеля является очень важной частью всего процесса, потому что он является ключевым элементом для успешного выполнения всех стратегий компании.

Как правило, роль менеджера включает в себя управление несколькими портфелями и разработку различных финансовых стратегий. Это могут быть финансовые модели и алгоритмы. Все эти стратегии объединяют проекты для лучшего удовлетворения стратегических целей компании.

Более успешной стратегией, которая может быть реализована Менеджером портфолио, является разработка стандартов управления. Эти стандарты помогут ориентировать портфель и поддерживать его доминирование.

Процесс PPM

крошечные люди рядом с Ipad

Эффективный процесс управления портфелем обычно включает в себя следующие пять шагов:

1. Создание инвентаризации и разработка стратегии

Прежде всего, вы должны определить все проекты, включенные в реестр компании, путем сбора необходимой информации о проекте и организации.

Получив эту информацию, вы сможете классифицировать задачи, определить стратегические цели компании и, наконец, определить, поддерживают ли проекты эти стратегические цели компании или нет.

После того, как вы доработали соответствующую стратегию, вам необходимо создать команду для реализации этой стратегии. В эту группу должны входить члены технического отдела и сотрудники портфолио, а также многие другие. Главные члены команды внедрения обычно состоят из высшего руководства.

2. Анализировать

Следующим шагом является анализ возможных плюсов и минусов вашего портфолио проекта. Лучше всего оценивать каждый проект самостоятельно, а также:

После сбора всех этих данных обычно рекомендуется организовать их все по категориям. Как правило, эти категории включают в себя:

  • Завершено.
  • Отменено.
  • Рост.
  • Выживание.

Хороший процесс коммуникации также очень полезен для всего процесса анализа PPM. Анализ информации также исключает вероятность повторения проекта, что может реально повлиять на рост или даже полностью остановить его.

3. Обеспечение правильного выравнивания

Следующим шагом в этом процессе является выполнение анализа выравнивания. Это поможет вам следить за всеми ресурсами и за тем, направляются ли они на важные проекты.

Этот анализ также поможет вам определить вероятность того, что новые проекты, которые вы планируете предпринять, действительно соответствуют интересам компании или нет.

4. Управление

Следующим этапом является управление частью всего процесса. На данный момент вам необходимо просмотреть портфель проектов и принять все решения, которые необходимы для улучшения компании.

Некоторые из этих обязанностей по управлению – это перераспределение бюджетов, ресурсов, а также перераспределение всей парадигмы распределения на основе информации, которую вы собираете из предыдущих этапов процесса Портфолио. Кроме того, вы обязаны перепланировать различные проекты, которые ранее считались полезными для компании.

5. Протестируйте и адаптируйте

Последний шаг – проверить свои действия на каждом этапе и адаптироваться к изменениям, которые вы распутали. Вы, конечно, не сразу получите право на процесс PPM и даже не ожидаете этого. Вам нужно будет адаптироваться ко всей информации и вносить необходимые изменения по мере продвижения вперед.

Управление портфелем проектов – невероятно сложный процесс из-за всех неизвестных факторов. Есть много шаблонов управления портфелем и программного обеспечения, которые могут помочь вам быть лучше в ваших поисках.

В чем секрет достижения успеха с помощью процесса PPM?

Это хороший шанс, что когда ваш портфель будет запущен, вы на самом деле не оттуда некуда идти, Вот несколько советов для достижения успеха:

  • Точная идентификация рисков.
  • Не должно быть никакого стыда или страха отменить проект, который стал бременем, а не блаженством.
  • Не Микроменеджмент.
  • Позвольте вашим командам по ИТ-планированию, C-suite и архитекторам согласовать ваши стратегии исполнения с бизнес-стратегиями.
  • Упростите управление временем и задачами для членов команды.
  • Получение точных данных очень важно для всего процесса, и эта деятельность должна быть правильно расставлена ​​по приоритетам.

PPM Software

люди на встрече

Если вы хотите выполнить успешную процедуру управления портфелем проектов, то выбор идеального программного обеспечения и инструментов является ключевым моментом, на котором вы должны сосредоточиться. Это не всегда легко. Зачем? Потому что в любой области у вас есть много разных вариантов «лучшего» программного обеспечения для чего угодно.

Термин «лучший» зависит от потребностей и требований пользователя. То, что лучше для вас, может быть неприемлемым для другой компании. Это действительно зависит от ситуации пользователя и от того, сколько проектов находится в стадии реализации.

Позвольте нам взглянуть на все вопросы, которые вам нужно задать, прежде чем выбирать программное обеспечение PPM для вашей компании.

  • Является ли программное обеспечение полезным для внутренних сотрудников или только для внешних сотрудников или для них обоих?
  • Я действительно забочусь о представлении или интерфейсе?
  • Должно ли программное обеспечение быть веб-ориентированным?
  • Сколько участников будет использовать программное обеспечение?
  • Для чего мне нужно программное обеспечение?

Это одни из лучших вопросов, которые могут составить карту для вас, чтобы найти лучшее программное обеспечение PPM для вашей компании или любые другие инструменты, которые вам могут понадобиться. Хотя это довольно регулярно, чтобы протестировать кучу этого программного обеспечения, прежде чем принимать окончательное решение.

Преимущества управления портфелем проектов

Основные преимущества, связанные с управлением портфелем проектов:

  • Он строит управление и контроль в управлении проектами.
  • Это подчеркивает, сосредотачиваясь на большей картине и не быть пойманным в маленьких ссорах.
  • Это облегчает принятие решений в тех компаниях, где неизбежно возникают конфликты проекта.
  • Весь процесс устраняет любые смещения, поэтому в списке нет личных проектов.
  • Это обеспечивает надлежащее согласование и координацию между целями компании и проектами.

При этом, PPM – обширная и очень универсальная область. В связи с прогрессом в технологиях, руководители проектов вынуждены постоянно обновлять базу с помощью обновленных инструментов, которые помогают быстрее выполнять задачи.

Вот почему мы будем постоянно обновлять этот пост, добавляя в него дополнительные выводы, чтобы пополнить базу знаний по управлению портфелем проектов в nTask. Убедитесь, что вы добавили в закладки этот пост и снова посетите его для обновления будущих ссылок.

Дальнейшее чтение

10 инструментов управления проектами для стартапов

Почему менеджеры считают, что многозадачность работает: время ожидания долгого решения

Лучшие Scrum-инструменты 2019 года для гибкого управления проектами