Руководство по каналам связи на рабочем месте, которые вы не знали, что вам нужно


Какие каналы вы используете?

Электронные письма и мгновенные сообщения и общие документы – о, мой! Благодаря различным каналам связи, которые мы используем каждый день на работе, легко упустить их нюансы. Конечно, электронная почта кажется хорошим решением, но у нее есть свои недостатки. А как насчет Google Docs или страниц слияния? Когда они должны быть открыты или ограничены?

Вам также может понравиться:
4 способа, которыми программисты могут улучшить свои навыки общения

Давайте будем реальными: это не те вопросы, которые не дают нам спать по ночам. Тем не менее, выбор правильного канала для сообщения является отличным способом повысить производительность и уменьшить разочарование от работы с другими. Вот почему мы собрали это полезное руководство по использованию электронной почты, чата, документов и общения в реальном времени.

Вы заметите сильный уклон к тому, чтобы сделать информацию доступной для обнаружения всякий раз, когда это практично (а иногда, когда это не так), чтобы случайно не создать информационные бункеры, Нет смысла перегружать ваших коллег большим количеством информации, чем они могут усвоить или в которой они нуждаются. Таким образом, вы также найдете советы по переходу между разделением и разделением.

Общение по электронной почте

Лучший для

делиться контентом, размещенным в общих документах или впадение страницы с соответствующими людьми. Вот и все. Обязательно добавьте примечание с указанием того, что находится в документе и почему оно имеет к ним отношение.

Например

  • «Привет, команда, вот краткое описание проекта, о котором я упоминал ранее. Пожалуйста, прочитайте его на следующий день или два и оставьте комментарии с вашими отзывами. Спасибо!"

Помните

  • Если вы оказались в длинной ветке электронной почты, вполне допустимо сказать: «Давайте перенесем этот разговор в Slack. Я создал комнату под названием и пригласил вас всех "или" Давайте сместим это в Confluence, я переместил весь контент из этой темы на страницу ".

Название изображения

Общение через чат 1-к-1

Лучший для

Быстрые обсуждения или вопросы с одним человеком. Если вам срочно не нужен ответ, дайте им знать, когда он вам нужен, чтобы они могли соответственно расставить приоритеты. Это особенно важно при работе с людьми за несколько часовых поясов.

Например

  • "Я не могу назначить встречу, не могли бы вы заменить меня?"
  • «Эй, давно тебя не видел – как твои дела? Как твоя злая кошка? Эти царапины когда-нибудь заживали?»

Помните

  • Составьте и отправьте все сообщение за один раз. Не отправляйте «Привет!», А затем дождитесь ответа, прежде чем отправлять остальные. Это отвлекает и отнимает много времени, потому что теперь им приходится ждать, пока вы отправите реальное сообщение, и, поскольку их концентрация сейчас прервана, им тем временем трудно сделать большую ценность.

Общение через групповой чат

Лучший для

Быстрые обсуждения или трансляции для группы. Будьте внимательны при отправке сообщений, которые вызовут всплывающее уведомление для всех в комнате, например, команд @here и @channel в Slack. Оба должны быть зарезервированы для вещей, о которых все действительно должны знать прямо сейчас,

Например

  • «Опаздываю. Мой кот не выйдет из-под дома».
  • «Кто-нибудь пробовал эту новую платформу JavaScript? Это хорошо?»

Помните

  • Редко есть веская причина заблокировать чаты. Частные комнаты – это еще один бункер!

Общение через общие документы и вики-страницы

Лучший для

Контент, с которым будут сотрудничать несколько человек или который со временем может измениться. Если ваша работа находится на ранней стадии, и вы еще не готовы к обратной связи, поместите заметную заметку или баннер в верхней части страницы. Ограничение доступа к странице часто приводит к тому, что работа распределяется слишком поздно, когда трудно включить обратную связь. Кроме того, закрытые страницы порождают культуру недоверия.

Например

  • «Политика родительского отпуска».
  • «Цели команды разработчиков платформы: 3 квартал 2013 года».
  • «Фотографии атласских кошек».

Помните

  • Дайте названия страниц, которые передают контекст. «План проекта» может иметь смысл в определенной иерархии страниц или папок, но эта информация не включается при совместном использовании страницы с соавторами или уведомлении их об изменениях. Так что будьте явными в заголовках, даже если вы в конечном итоге будете повторять контекст с родительских страниц.

Общение через внутренние сообщения в блоге

Лучший для

Внутренние объявления о событиях и достижениях на определенный момент времени, которые не будут обновляться позже. Да ты мог используйте электронную почту в таких случаях. Но размещение его в вашей внутренней сети позволяет людям делиться своими мыслями, комментируя страницу. Никто не хочет, чтобы ответы-все из «Ура!» Или «+1!» Загромождали их входящие.

Например

  • «Поздравляем Марию с повышением в должности до главного инженера!»
  • «Клуб любителей кошек собирается в эту субботу (принесите лазерные указки)».
  • «Jira 9.0 отправлен!»

Помните

  • Разделяя, добавьте полезное сообщение, чтобы люди могли решить, относится ли оно к ним. «Это завершение эксперимента нашей команды по удаленной работе с уроками, которые ваша команда может извлечь». «Проверить этот блог» нет.

Общение лично или посредством видеозвонка

Лучший для

Все, что можно решить быстрее, просто поговорив, плюс что-нибудь чувствительное, трудное или эмоциональное. Лучше быть лицом к лицу, так что вы не пропустите невербальные сигналы, такие как осанка или выражение лица. Если вы работаете в разных офисах, воспользуйтесь всеми последними достижениями в области видеосвязи. Инструменты как Увеличить упростите запуск видеочата (даже если у вас нет докторской степени в области ИТ).

Например

  • «У вас есть несколько минут, чтобы поговорить о масштабах проекта? Я не уверен, что дискуссия в Slack поможет нам достичь того, что нам нужно».
  • «После вчерашнего инцидента, я бы предпочел, чтобы ты больше не приносил свою кошку в офис».

Помните

  • Для быстрых, импровизированных видеозвонков, просто возьмите это прямо на вашем столе. Прыжок вверх, чтобы найти отдельную комнату, часто занимает больше времени, чем сам разговор! Звук вашего разговора не громче, чем любые другие разговоры, которые происходят в наших рабочих областях, поэтому не стоит отвлекаться на то, чтобы отвлекать ваших товарищей по команде. Надевать наушники считается вежливым.

Заключение

Вот оно! Эти руководящие принципы помогают Atlassians быть эффективными и продуктивными, поддерживая Значение «открытая компания, без чуши», Мы оба (Пенни и Сара, ваши бесстрашные соавторы) работали в компании с тех пор, как нас было всего несколько сотен человек, и мы можем засвидетельствовать, насколько важны открытые, умные методы общения по мере того, как мы масштабируемся. Теперь, как команда из нескольких тысяч человек, эти практики важны как никогда.

Каждая организация имеет свою уникальную культуру обмена информацией и использования различных каналов связи. Используйте это руководство в качестве отправной точки и продолжайте итерацию, чтобы сделать вашу культуру связи удивительной.

Дальнейшее чтение

Инструменты для удаленных команд, которые улучшают общение и командную работу

Инструменты визуальной коммуникации улучшают командную работу и сотрудничество

Как эффективно общаться с клиентами лицом к лицу