Как сократить ваши отзывы (и уменьшить стресс вашей команды)


loop "class =" fr-fin fr-dib "src =" https://dzone.com/storage/temp/12675653-loops.jpeg "title =" loop

Эти петли могут определенно снять стресс.

Вы работаете над проектом. Давайте просто рассмотрим пример без кодирования – скажем, презентация, рассказывающая о новой инициативе в вашей компании. У вас есть первый черновик контента, и вы отправляете его своему боссу для ее обратной связи. Она делает несколько изменений, а затем говорит, что хотела бы поделиться этим с руководящей командой, чтобы узнать, что они думают.

Вам также может понравиться:
Цикл мобильной обратной связи

Они просматривают и предлагают еще больше изменений, прежде чем сказать, что они хотели бы передать черновой вариант в дизайн, чтобы колеса вращались вокруг некоторой графики. На этом этапе команда разработчиков делает еще несколько предложений, многие из которых противоречат оригинальным предложениям вашего босса.

Вы видите, куда это идет? То, что начиналось как простой запрос обратной связи, быстро превратилось в длительный процесс, который привел к запутанному беспорядку. Теперь вы даже не можете сказать, какой путь.

Подождите: что такое петля обратной связи?

Обратная связь любая система, которая собирает, синтезирует и реагирует на информацию с целью получения более качественного результата. В техническом контексте примеры циклов обратной связи включают обзоры кода, наборы автоматических тестов и оценки NPS. В контексте повседневной работы, это в основном то, как должно выглядеть сотрудничество в гибкой команде: обмениваться идеями друг с другом, анализировать незавершенные работы и сообщать о том, что помогает вам быть более эффективным (а что нет).

Циклы раздутой обратной связи вызывают проблемы

Такое происходит постоянно, по разным причинам.

Мы не хотим совершать ошибку, исключая кого-либо важного из процесса, мы чувствуем себя утешенными утверждениями, что мы на правильном пути, и, честно говоря, приятно знать, что у нас есть другие, кто разделяет вину, если вещи не работают правильно. Кроме того, мы процветаем на обратной связи. Исследования доказали эта частая обратная связь – положительная или отрицательная – повышает нашу мотивацию.

Пытаясь гарантировать, что абсолютно все Наличие адекватной возможности предложить свои два цента часто приводит к крайне неэффективному (не говоря уже о путанице!) процессе. Это создает множество проблем.

Начнем с того, что слишком сложная петля обратной связи может серьезно снизить производительность. Необходимость разобраться в запутанном беспорядке пересмотров и обратиться к людям за разъяснениями увеличивает разочарование и замедляет ход проекта.

Кроме того, работа может быть более подвержена ошибкам. Трудно отследить различные (а иногда и противоречивые) идеи и предложения от многих сторон, что означает, что некоторые важные изменения неизбежно проскользнут сквозь трещины.

Четыре способа упростить ваши отзывы

Давайте рассмотрим четыре простых способа сделать процесс обратной связи максимально эффективным и действенным.

1. Будьте готовы к постоянной оценке

Вот что есть в петлях обратной связи: кажется, они растут, когда вы не смотрите.

Один департамент спрашивает, могут ли они быть в курсе проекта, а другой человек говорит, что им хотелось бы принять участие, и, прежде чем вы это узнаете, вы создали что-то совершенно неуправляемое. На кухне слишком много поваров – вы не можете не стучать локтями.

Вот почему важно признать, что петли обратной связи не являются чем-то вроде «установи и забудь». Вам нужно часто делать шаг назад, чтобы оценить ваш текущий процесс и посмотреть, где вы могли бы упростить вещи или вообще исключить шаги.

Вам также следует придать некоторую структуру различным ролям, связанным с групповой обратной связью и принятием решений. Здесь, в Atlassian, мы используем DACI Framework установить четкие роли и убедиться, что все знают, как они вписываются в проекты и решения. «DACI» означает:

  • D = Водитель. Единственный человек, который отвечает за собеседование с заинтересованными сторонами, сбор всей необходимой информации и принятие решения к согласованной дате. Это может или не может быть постоянным владельцем проекта, в зависимости от решения.
  • A = утверждающий. Единственный человек, который принимает решение.
  • C = Авторы. У них есть знания или опыт, которые могут повлиять на решение – то есть у них есть голос, но нет права голоса.
  • Я = информирован. Им сообщают об окончательном решении.

Установите эти роли в своей собственной группе и своевременно рисуйте, чтобы время от времени оценивать процесс обратной связи на протяжении всего проекта, и вы, надеюсь, избежите страшных постоянно расширяющихся петель обратной связи.

2. Реализация обратной связи Baby Steps

Мало что расстраивает больше, чем завершение всего большого проекта, и только в самом конце выясняется, что он требует значительных изменений.

Хотя это может показаться нелогичным, полезно иметь короче петли обратной связи – но Больше из них. Например, вместо того, чтобы начинать весь пост в блоге, а затем запрашивать информацию, вы можете получить необходимые мнения после завершения первоначального наброска.

Мало того, что это сокращает пересмотры одиннадцатого часа и делает для людей гораздо менее подавляющим фактическое предоставление обратной связи (это означает, что они, вероятно, будут более оперативными при этом), но также предотвращает этот ужасный эффект домино, когда вы понимаете, Одно изменение фактически изменяет весь проект.

3. Будьте конкретны о том, что вам нужно

Обратная связь обнадеживает – нам нравится слышать, что мы на правильном пути. Вам не нужно, чтобы каждый человек просматривал каждую часть вашего проекта. Вам гораздо лучше определить сильные стороны людей, а затем попросить их использовать этот объектив при предоставлении обратной связи.

Например, вам, вероятно, не нужен незапрошенный совет команды SEO о том, нравится ли им анекдот во введении к вашему блогу, – вам нужны только отзывы о таких вещах, как плотность ключевых слов. Это до вас, чтобы прояснить это.

Вместо того, чтобы передать им черновик поста в блоге с расплывчатой ​​пометкой, подобной этой:

«Не могли бы вы взглянуть и оставить свой отзыв об этом сообщении в блоге?»

Вы должны быть кристально чистыми о том, что именно вы хотите, чтобы их совет и вклад. При этом ваша заметка будет выглядеть примерно так:

«Не могли бы вы просмотреть сообщение в блоге и представить какие-либо изменения, которые мы должны сделать в отношении SEO? Наша цель – разместить этот рейтинг на первой странице по ключевому слову «маркетинговые хаки».

Делая это, вы по сути устанавливаете ограничения на тип обратной связи, который вы надеетесь получить, и уменьшаете беспорядок незваных предложений и изменений.

4. Признать разницу между обратной связью и утверждением

В вашей организации, вероятно, есть множество людей, которые хотят быстро взглянуть на проект, прежде чем он будет запущен в мир. Есть большая разница между предоставлением печати одобрения и предложением реальной, конструктивной обратной связи.

Вот почему полезно разделить людей на две группы:

  • Люди, которые хотят играть активную роль в процессе обратной связи и формировать направление проекта.
  • Люди, которые хотят подтвердить, что все выглядит хорошо до того, как все будет готово.

Те, кто попадают в этот первый лагерь, должны будут быть привлечены для обратной связи раньше. Те, кто во второй категории? Они должны быть зациклены только в самом конце – прямо перед тем, как вы отметите этот проект как завершенный.

Это устраняет узкие места, исключая ненужных игроков из определенных частей процесса, дает вам возможность быстрее выполнять проекты, а также демонстрирует определенный уровень уважения ко всем.

Потому что, по всей вероятности, вице-президент по маркетингу действительно не нужно (хм, или хотеть) копировать всю вашу переписку о черновике поста в блоге. Они только хотят сделать окончательный обзор.

Обратная связь должна быть продуктивной, а не проблемной

Вы знаете, что обратная связь на рабочем месте важна. Это способствует положительной корпоративной культуре, основанной на честности и прозрачности, а также ведет к значительно улучшенному конечному продукту.

Но это не значит, что мы все должны постоянно искать все больше отзывов. Вам не нужно слишком много хорошего, а раздутые циклы обратной связи вызывают разочарование, замедляя прогресс проекта и увеличивая количество ошибок.

Ваши петли обратной связи – это то, что требует постоянного внимания и оптимизации, чтобы они были максимально эффективными и действенными. Воспользуйтесь этими советами, и процесс обратной связи вашей команды, скорее всего, послужит огромной помощью, а не хлопотами.

Дальнейшее чтение

Основы петель обратной связи VA API

Сдвиг вверх: непрерывная безопасность и производство обратной связи

Баланс инноваций, приверженность и петли обратной связи, часть 1: инновационные продукты