Как написать эффективный устав проекта


Сделайте ваш голос услышанным с вашим Уставом проекта!

Вам также может понравиться:
Прогнозирование будущего: давайте вернемся к основам

В старые времена, бизнес или организационная культура были хитом или промахом. Предприятия были продвинуты вперед, а проекты были разбиты, не задавая трудных вопросов или не определяя конкретное направление для команды о том, как достичь целей, которые были поставлены компанией.

Если вы находитесь в таком положении, что несете ответственность за определение направления и сферы деятельности команды для работы над проектом, тогда вы сможете написать эффективный Устав проекта, и в этой статье мы расскажем вам о Уставе проекта. Примеры.

Ниже приведено подробное руководство для всех, кому нужна эта информация. В этом руководстве будет объяснено, что такое устав проекта, приведены некоторые примеры устава проекта, различие между уставом проекта и объемом работ и как можно успешно внедрить устав проекта на различных этапах жизненного цикла управления проектом.

Начнем.

Что такое устав проекта?

Самое основное определение устава проекта состоит в том, что это окончательный документ, который состоит из следующих трех элементов:

  1. Объем,
  2. Цели.
  3. Управление командой.

Это самое простое определение устава проекта, которое вы можете найти в Интернете в настоящее время. Это не так, но не полностью отражает назначение элементов устава проекта, а лишь фокусируется на их структуре.

Это определение является очень абстрактным и не является полностью описательным, что легко объясняет холодное отношение людей и компаний к примерам хартий проектов.

Он полностью отказывается от того факта, что примеры уставов проектов во всей их гордости и славе являются своего рода документами инициации, необходимыми для начала проекта.

Таким образом, устав проекта является надлежащим разрешением для руководителя проекта, который должен написать устав и дать правильное руководство для команды, чтобы они могли легко начать деятельность по проекту. Этот устав также включает в себя выделение организационных ресурсов, необходимых для развития проекта.

Мы кратко увидели, что устав проекта действительно существует, поэтому давайте изучим более глубокое определение устава проекта, которое, как мы надеемся, охватит назначение всех элементов, перечисленных выше.

Более подробное определение устава

Устав проекта является инициирующим документом, который эффективно заключает в себе понимание целей, масштабов и парадигм развития проекта. Этот документ также важен, потому что он четко определяет все роли и обязанности каждого человека, участвующего в проекте.

Устав проекта против технического задания

Нет никакой вражды, когда дело доходит до Устава проекта или Технического задания (SoW), потому что для правильного функционирования проекта вам необходимо охватить все ваши базы, поэтому вам нужны оба из них.

Как правило, когда начинается проект, сначала пишется SoW, чтобы выделить все основы, связанные с проектом, и после этого они включаются в Устав проекта для более подробного описания проекта. Так почему же мы их выделяем? Чем они отличаются друг от друга?

Техническое задание

Техническое задание, по сути, является своего рода начальным обзором того, почему компания делает конкретный проект (т.е. почему мы делаем этот проект? Каковы потребности бизнеса, связанные с этим начинанием?). Он также включает в себя все, что будет и не будет частью проекта.

Он подчеркивает, какими будут конечные результаты проекта, а также следующие атрибуты:

  • Объем предлагаемого проекта.
  • Предположения и исключения проекта.
  • Предлагаемые критерии для принятия проекта.

SoW является одним из важнейших аспектов проекта, потому что он является центральным пунктом для всех членов команды, чтобы проверить свои ориентиры и вернуться на правильный путь. Из-за этой серьезности у руководителей проектов есть надлежащая обязанность, чтобы они научились составлять эффективное рабочее задание.

Это потому, что это может сэкономить вам много времени и головную боль в будущем, когда будет много разных изменяющихся переменных, которые могут повлиять на развитие проекта, но если SoW совершенен, эти изменяющиеся переменные не будут стоять шанс.

Устав проекта

Устав проекта немного отличается от SoW, но не во многих отношениях. Это более формальная версия первоначального обзорного документа (Технического задания), который представляется для надлежащего разрешения проекта для продвижения вперед.

Устав проекта дает премьер-министру полномочия и знания о том, как эффективно расходовать выделенный бюджет на реализацию проекта. В нем рассматриваются все вопросы и запросы, которые кто-либо может иметь о проекте и его развитии.

Поскольку мы знаем, что устав проекта готовится на начальных этапах разработки проекта, и некоторые люди также называют его документом инициирования проекта. Если ПК одобрен, проект переходит в фазу планирования, где есть больше дополнений к нему. На этом этапе хартия фактически становится основой для разработки плана проекта.

Почему Устав проекта так важен?

элементы устава проекта

Проверьте эти основные элементы устава проекта!

Мы кратко обсудили, что такое устав проекта, насколько он важен и чем он отличается от SoW, поэтому пришло время перейти к перспективной стороне всего шебанга и давайте рассмотрим ПК с точки зрения каждого отдельная сторона, вовлеченная в процесс.

Преимущества Устава проекта для руководителя проекта и команды

  • Помогает определить стоимость проекта: Устав проекта поможет вам понять ценность вашего проекта и правильно распределить необходимую ему рабочую силу. Кроме того, если проект не стоит усилий, вы можете отказаться от него с самого начала.
  • Экономит время в будущем: Хорошо составленный устав проекта – это своего рода спасательный круг для вас, если вы застряли в чем-то на этапе разработки проекта. Когда это происходит, руководители проектов могут обратиться к уставу и заняться проблемой, потому что она будет упомянута в ней вместе с возможными решениями. Это поможет вам сэкономить время и энергию, которые могут быть использованы при разработке проекта.
  • Дает вам ясность бюджета: Устав проекта должным образом гарантирует, что вы распределяете свои драгоценные ресурсы в правильном направлении и что эти деньги не будут потрачены впустую на невыполнимые задачи, которые никому не нужны. Это даст вам табель о том, когда должно быть выделено финансирование, когда финансирование должно предоставляться в соответствии с каждым циклом, и будет ли финансирование выделяться вовремя.
  • Помогает вам дать четкие ориентиры для вашей команды: Задачи или задания, которые вы назначаете своей команде, также должным образом обсуждаются в документе. Это гарантирует, что все знают свою роль в разработке проекта и что на критических этапах проекта не возникает узких мест.
  • Внушает доверие: Наилучшим преимуществом устава проекта, если вы являетесь руководителем, является то, что он дает всей команде надежду и уверенность в том, что они выполняют важную работу, и что их руководитель проекта является компетентной организацией, которую следует уважать.
  • Повышает командный дух: Управление командой очень важно помнить при работе над проектом. Если команда не уважает менеджера, то они не будут работать так продуктивно, как следовало бы. Это неуважение возникает, когда проектный устав, разработанный менеджером, не на должном уровне.

    • Неаккуратный проектный чартер всегда смущает членов команды, когда они сталкиваются с неизвестным препятствием. Но если чартер идеален, он поможет команде выступить превосходно, и они будут чувствовать себя достаточно мотивированными и уверенными для менеджера.

Преимущества Устава проекта для клиентов и заинтересованных сторон

  • Создает общее понимание: Заинтересованные стороны являются одним из наиболее важных подразделений в бизнесе, и ваша работа заключается в том, чтобы они были довольны и информированы о проекте. Им не хватает денег или ресурсов, но они ожидают, что вы будете открыты и откровенны в том, куда они вкладывают свои ресурсы. Устав проекта помогает менеджеру сделать это.
  • Служит маркетинговым инструментом: Устав проекта может быть многим, и одним из них является маркетинговый инструмент. Он может выступать в качестве подробного торгового документа для тех людей, которые не являются частью команды проекта. Поскольку он имеет всю информацию о распределении бюджета, он может легко оправдать расходы и инвестиции.

Что входит в Устав проекта?

Хороший устав проекта богат ясностью и адекватной информацией, которая может продвинуть проект вперед. И что делает его эффективным, так это то, что он должен быть достаточно легким, чтобы его можно было прочитать всем, начиная от менеджера, до команды и заинтересованных сторон.

Элементы Устава проекта

Основными элементами эффективной Хартии проекта являются:

  • Введение: Эта глава хартии объясняет точный объем и информацию, которая включена в документ.
  • Расписание или вехи: В этом разделе описываются все этапы, которые должна преодолеть команда разработчиков, а также все графики, которые определены для достижения этих этапов.
  • Утверждения: Это раздел, в котором заинтересованные стороны могут зафиксировать свое одобрение или несогласие с Уставом проекта, а также где они могут принять конструктивную критику.
  • Бизнес-кейс, проектная заявка и сфера: Эти элементы описывают все уникальные характеристики проекта.
  • Ограничения и предположения: В этом разделе описываются все ограничения и предположения, связанные с проектом, который как бы прославляет список плюсов и минусов неизвестных параметров в любой момент времени. Кроме того, все внутренние и внешние факторы / ограничения, которые могут повлиять на проект.
  • Команда и ОрганизацияЭто полный список всех членов команды, которые участвуют в разработке проекта, и какую роль они будут играть в течение всего процесса.
  • Критерий успеха: В этом разделе описаны все критические факторы успеха, которые помогут вам завершить ваш проект легко и эффективно.
  • Основные требования или результаты: В этом разделе освещена вся информация, относящаяся к результатам, связанным с этим проектом. Также все требования, которые связаны с этим проектом.
  • Бюджет: В этом разделе освещается информация о бюджетных расходах, а также оценка стоимости всех ресурсов, которые необходимо приобрести для этого проекта.
  • Краткое изложение рисков: Это очень важная часть хартии, поскольку в ней должным образом освещены все риски и угрозы, которые могут повлиять на развитие проекта.

В дополнение ко всем этим факторам вы также можете добавить следующие разделы, которые могут сделать ваш Устав проекта более подробным и полным, например:

  • Планирование документов: Этот раздел дает правильную временную шкалу / расписание всего проекта. Это означает, что он будет включать в себя календарь или любой другой документ, который будет содержать график проекта со всеми подробностями и информацией о том, как команда должна выполнить основные этапы как можно быстрее.
  • План связи: Этот раздел в основном представляет собой цифровой раздел «Желтые страницы», в котором хранится информация обо всей контактной информации, относящейся к членам команды, а также различные способы информирования их обо всех различных изменениях и изменениях, вносимых их командой. члены.
  • Список результатов: Это полный список результатов, связанных с проектом. Он также описывает каждый результат и каковы критерии успеха каждого из них.

Примеры Устава проекта

Чтобы сохранить устав проекта свежим и привлекательным, что также понятно для масс, менеджеры должны приложить немало усилий и усилий.

Чтобы хартия служила своей цели и объясняла проект в простой, но подробной форме, менеджеры могут прочитать следующие примеры хартии для проектов, на которых можно черпать вдохновение.

Как написать устав проекта?

чартерная графика

Для чего нужен ваш устав?

Не существует жесткого и быстрого правила для написания эффективного Устава проекта, который будет отвечать всем требованиям и задачам, связанным с вашим проектом и всеми другими проектами, над которыми вы будете работать, но вот основная формула, которой нужно следовать:

1. Обсудить с заинтересованными сторонами и командой

Менеджер должен встретиться со всеми вовлеченными людьми до утверждения проекта. Это потому, что хороший менеджер всегда консультируется со своей командой и заинтересованными сторонами, чтобы выяснить, как лучше всего следовать команде, чтобы компания могла достичь всех своих целей в отношении этого проекта.

Эти обсуждения также могут проводиться со службой поддержки, такой как эксперты по безопасности и сетевые инженеры.

2. Возьмите и организуйте заметки

Во всех ваших обсуждениях вы должны документировать все это в своих заметках. Это поможет вам отслеживать все вопросы и важные моменты, которые были подняты во время встречи.

Всегда держите дискуссию в центре главной цели собрания, но если на этом собрании о чем-то поднимается другая точка зрения, вы должны записать это, потому что это легче записать, чем забывать об этом, что будет препятствовать развитию проекта.

3. Используйте шаблон

Вам не нужно создавать специальный формат устава проекта, чтобы удовлетворить ваши цели. Интернет полон шаблонов чартерного проекта. Просто просмотрите несколько из них и найдите правильную комбинацию шаблонов для объединения, которая поможет вам в вашем проекте.

4. Включите конкретную информацию

Это некоторые из наиболее частых вопросов, которые задают заинтересованные стороны от руководителя проекта.

  1. Когда проект будет завершен?
  2. Будем ли мы просто обновлять уже существующую систему или создавать совершенно новую систему с нуля?
  3. Будет ли в контракт включена какая-либо текущая поддержка системы?
  4. Чьи каналы связи будут улучшены? Клиенты? Внутренний персонал?
  5. Сколько потребностей пользователей мы пытаемся настроить?
  6. Распространяется ли область на обучение новому инструменту коммуникации?

Если ваш устав проекта точен, то он должен иметь все ответы на эти вопросы. Вот пример полного устава проекта:

«Наша цель: создать новую систему связи, которая заменит систему ABC к декабрю 2019 года, чтобы все клиенты могли общаться со своими менеджерами по продуктам через собственные мобильные приложения XYZ банка. Обучите всех 400 сотрудников самим поддерживать и поддерживать систему ».

Очевидно, что это не вся хартия, а простая формулировка цели. Но вы можете видеть, что тон всего этого является точным и точным без какой-либо дополнительной информации, просто втиснутой туда. Как и в этом заявлении о цели, вся информация, касающаяся бюджета, рисков, этапов и т. Д., Должна быть правильно изложена, чтобы сделать устав проекта полным и эффективным.

5. Обзор с представителями команды

Как только вы решите, что ваш устав завершен, вам следует выделить некоторое время, чтобы ваш проект был одобрен ключевыми участниками процесса. Если им это нравится, это гарантирует, что хартия завершена и готова вступить в силу.

6. Подарок на утверждение

Вы не должны просто выдвигать чартер на свою команду и заинтересованные стороны. Вместо этого вам следует организовать встречи с членами команды, спонсорами и клиентами и представить им устав, чтобы они могли внести свой вклад в внесенные изменения. Это также даст вам возможность быть хорошим менеджером проекта, который вовлекает людей в процесс принятия решений по некоторым важным вопросам.

Мы надеемся, что это руководство помогло вам в некоторой степени. Если вы хотите поделиться своим собственным опытом, не стесняйтесь использовать раздел комментариев ниже.

Дальнейшее чтение

Управление стоимостью проекта: как вы управляете своими бюджетами?

40 основных терминов и концепций управления проектами в 2019 году

Полное руководство по жизненному циклу управления проектами