Как использовать отслеживание изменений в Word

Одним из наиболее широко используемых и полезных навыков работы с Microsoft Word, которым вы можете овладеть, является отслеживание изменений в Word. Возможность видеть каждое изменение, внесенное в документ, независимо от его размера, и комментировать его делает документ Word универсальным инструментом для совместной работы, особенно в эпоху удаленной работы. Читайте дальше, чтобы узнать, как настроить Отслеживание изменений по своему вкусу.

БЫСТРЫЙ ОТВЕТ

Чтобы использовать Отслеживание изменений в Word, создайте новый документ. На вкладке «Обзор» нажмите верхнюю половину кнопки «Отслеживание изменений», чтобы включить или отключить отслеживание изменений. Щелкните правой кнопкой мыши отдельное изменение, чтобы принять его, отклонить или добавить комментарий.

ПЕРЕЙТИ К КЛЮЧЕВЫМ РАЗДЕЛАМ

Как включить или выключить отслеживание изменений

В новом документе Word перейдите на вкладку «Рецензирование».

Кевин Конвери / Android Authority

На вкладке «Обзор» наведите указатель мыши на кнопку «Отслеживание изменений», и вы заметите, что, как и другие кнопки в Word, эта разделена на две кнопки. Нижняя половина управляет параметрами функции — в данном случае, чьи изменения отслеживаются. Верхняя половина кнопки — это переключатель, который включает или выключает эту функцию.

Как только мы включим его, любое изменение в документе будет указано либо на странице, либо на полях во всплывающей подсказке. Мы включим его здесь и исправим некоторые ошибки в тексте.

Кевин Конвери / Android Authority

При включенном отслеживании изменений (обратите внимание на выделенную кнопку) мы исправили несколько орфографических ошибок в тексте. Вы можете увидеть исправления, выделенные красным цветом на странице.

Кевин Конвери / Android Authority

Эти изменения могут быть трудно увидеть. Чтобы сделать их более заметными, используйте кнопку «Показать исправления» (рядом с кнопкой «Отслеживание изменений»), чтобы выбрать «Показать исправления в всплывающих подсказках».

Кевин Конвери / Android Authority

Теперь вы можете увидеть исправления на правом поле вместе со строкой, указывающей, где именно в тексте произошло исправление.

Кевин Конвери / Android Authority

Как показать или скрыть изменения

Справа от кнопки «Отслеживание изменений» расположены три меньшие кнопки, помогающие управлять этой функцией. Для самой верхней из этих кнопок по умолчанию должно быть установлено значение «Вся разметка», отображающее все версии на странице. Если вы не хотите отображать сделанные изменения, эта кнопка предоставит вам несколько вариантов:

• Простая разметка: это скроет изменения, но укажет измененную строку красной меткой на левом поле.
• Вся разметка: здесь будут показаны внесенные изменения, либо встроенные, либо на полях.
• Без разметки: измененный текст будет отображаться без указания того, что и где было изменено.
• Исходный: текст будет отображаться до того, как были внесены какие-либо отслеживаемые изменения.

Кевин Конвери / Android Authority

Как принять или отклонить изменения

Существует два основных способа принять или отклонить изменения, внесенные в документ. Один из них — щелкнуть правой кнопкой мыши отдельное исправление, встроенное или расположенное на полях, чтобы открыть меню, в котором можно принять или отклонить внесенное изменение.

Кевин Конвери / Android Authority

Другой способ — использовать кнопки в верхней части страницы. Поместите курсор в начало документа, чтобы не пропустить никаких изменений. Затем нажмите кнопку «Далее», чтобы начать просмотр отслеженных изменений.

Когда Word выделяет каждую редакцию, нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить». Это выполнит указанное действие и вызовет следующее отслеживаемое изменение.

Кевин Конвери / Android Authority

Возможность обсуждать процесс редактирования, комментируя отдельные исправления или целые разделы документа, действительно помогает сделать Word Track Changes инструментом для совместной работы. Опять же, есть два основных способа добиться этого.

Первый способ — проверенный метод правой кнопки мыши. Щелкните правой кнопкой мыши редакцию, и появится раскрывающееся меню, в котором можно выбрать два места для добавления комментария.

Кевин Конвери / Android Authority

Другой способ — использовать кнопку «Новый комментарий» в верхней части страницы. Используйте курсор, чтобы выделить изменение, которое вы хотите обсудить, и нажмите кнопку «Новый комментарий». Вы также можете использовать кнопку «Новый комментарий», чтобы прокомментировать предложение или абзац вместо исправления. Просто выделите то, что вы хотите прокомментировать, и нажмите кнопку «Новый комментарий».

Кевин Конвери / Android Authority

При использовании любого метода в соответствующем месте появится окно комментария. Введите то, что вы хотите сказать об исправлении, и нажмите CTRL-Enter, чтобы вставить его в Track Changes.

Кевин Конвери / Android Authority

Вы можете отредактировать или удалить свой комментарий, если скажете что-то, чего не хотели бы. Элементы управления для этого находятся в самом поле для комментариев. Значок карандаша позволит вам отредактировать комментарий «Отслеживание изменений», а раскрывающийся список с тремя точками позволит полностью удалить его.

Кевин Конвери / Android Authority

Как я могу запретить другим отключать отслеживание изменений?

Щелкнув нижнюю часть кнопки «Отслеживание изменений», можно выбрать «Блокировать отслеживание». Нажав на нее, вы откроете окно, которое позволит вам защитить паролем изменения отслеживания, поэтому никто без пароля не сможет его отключить.

Как распечатать документ Word без отображения изменений отслеживания?

В меню «Печать» нажмите «Печать всех страниц». Затем в разделе «Информация о документе» нажмите кнопку «Распечатать разметку», чтобы снять флажок. Теперь ваш документ будет распечатан без отображения разметки Track Changes.

Комментарии