Как использовать OneNote для повышения продуктивности

Вы чувствуете, что у вас нет времени на все? Чувствуете ли вы, что выполнение некоторых рабочих задач занимает у вас слишком много времени? Не волнуйтесь, это случается со всеми нами. К счастью, существуют решения, которые помогут нам более эффективно использовать время, которое мы тратим на работу, и поэтому мы собираемся посмотреть, как это сделать. Максимизируйте производительность с помощью OneNote.

Потому что оказывается, что этот мощный инструмент Microsoft может значительно повысить вашу производительность, если вы умеете правильно его использовать и знаете, как извлечь из него пользу.

Все еще не используете OneNote?

Если вы не знаете, что это такое, уточним, что это приложение Microsoft, предназначенное для ведения цифровых заметок и систематизации информации.

Он позволяет захватывать и систематизировать текст, сохранять изображения, делать аудиозаписи, снимки экрана, сохранять файлы и т. д., а также все с гибким и очень простым в использовании интерфейсом. Кроме того, он синхронизируется с различными устройствами и платформами, что делает его идеальным для совместной или удаленной работы.

Если вы еще не пробовали его, откройте для себя несколько лучших приемов, которые помогут получить от него максимальную пользу, и он наверняка не займет много времени, и он станет одним из ваших любимых рабочих инструментов.

Ключи для максимизации производительности с помощью OneNote

Как новые пользователи приложения Microsoft, так и ветераны могут извлечь пользу из этих советов по повышению производительности, которые мы собрали.

Эффективно систематизируйте информацию

OneNote дает вам возможность собирать информацию в блокнотах, разделах и страницах. Если вы правильно ими воспользуетесь, найти то, что ищете, будет намного проще и быстрее.

Мы советуем вам создавать блокноты для различных проектов, которые вы реализуете. Например:

• Выпускной дипломный проект.
• Поездка в Таиланд.
• Бода.
• Ежеквартальный отчет.
• План компании.

Затем в блокноте создайте более конкретные разделы. Таким образом, в блокноте бизнес-плана вы можете иметь разделы:

• Первоначальный бюджет.
• Исследование рынка.
• Поставщики.
• Источники финансирования.

Наконец, внутри каждого раздела создайте страницы, которые еще больше разбивают информацию. Продолжая предыдущий пример, вы можете посвятить страницу сбору информации от каждого поставщика, с которым вы планируете сотрудничать в своем бизнесе.

Используйте метки, чтобы выделить ключевую информацию

Чтобы максимизировать производительность с помощью OneNote, может быть недостаточно сгруппировать информацию в блокноты, разделы и страницы. Если вы хотите выделить какие-то ключевые данные, идеи или концепции, пометьте их метками, так они будут намного заметнее. Кроме того, приложение позволяет создавать полностью персонализированные этикетки.

Выделите текст и выберите метку из меню. Главная > Теги.

После того как вы отметили свой контент, просто перейдите по ссылке «Поиск по тегам» или нажмите Ctrl+E и откроются все заметки, которые вы отметили указанным ярлыком.

Создание напоминаний

При хорошо организованной информации сложно что-то упустить из виду, но всегда существует определенный риск того, что это произойдет. Если вы хотите еще больше свести к минимуму возможность забыть, воспользуйтесь опцией напоминаний.

Создайте напоминание о задаче и добавьте его в список задач Outlookпоэтому служба электронной почты Microsoft уведомит вас, когда придет время.

Чтобы установить напоминание, сделайте следующее:

• Выделите задачу, которую хотите запомнить.
• Нажмите «Задачи Outlook» в разделе «Ярлыки» на главной странице.
• Выберите один из ярлыков, вы увидите такие варианты, как «Завтра» или «На следующей неделе». Выберите тот, который вас интересует, и вы создадите напоминание.
• Если вы нажмете на ярлык «Пользовательский», вы сможете установить точное время, когда напоминание будет приходить на вашу электронную почту. Введите дату и время, а затем нажмите «Сохранить и закрыть».

Используйте технологию OCR для извлечения текста из изображений.

Если есть изображение, например плакат или фотография, с текстом, который вас интересует, вам не придется тратить время на его расшифровку. Просто сфотографируйте изображение и откройте его в OneNote. Нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите «Копировать текст с изображения» в меню и у вас будет текст свободный и доступный для редактирования.

Синхронизируйте все свои устройства, чтобы максимизировать производительность с помощью OneNote.

Синхронизация позволяет вам получить доступ к информации, сохраненной в OneNote, с любого устройства, что помогает ускорить вашу работу.

По умолчанию это приложение Microsoft Синхронизируйте заметки со всеми подключенными устройствами. Однако вы можете проверить, активирована ли она у вас, перейдя по пути «Файл» > «Информация» > «Просмотреть статус синхронизации».

Чтобы иметь возможность работать со своего мобильного телефона, загрузите приложение и делайте заметки на ходу.

Делайте заметки с помощью системы записи голоса

Если у вас возникла идея или вы увидели что-то, что вам нужно немедленно принять к сведению, самый эффективный способ сделать это — сделать голосовую заметку.

Чтобы записать звук в OneNote, перейдите на вкладку “Вставлять” и оттуда в Расшифровать > Записать аудио. После того, как вы сделали запись, не забудьте нажать «Стоп» среди опций, которые вы увидите в верхней части экрана.

Слушать этот тип аудио очень просто. Нажмите на клип и выберите кнопку воспроизведения в появившемся всплывающем окне.

Вы также можете записать видео, выполнив более или менее те же действия. А если вам нужно сделать снимок экрана, перейдите по пути «Вставка» > «Фрагмент экрана». Таким образом, вы можете захватывать части экрана и вставьте их прямо в свои заметки. Это особенно полезно, если вам приходится работать с диаграммами или другой графикой.

Используйте свои собственные шаблоны

OneNote предоставляет в ваше распоряжение серия предопределенных шаблонов, которые помогут вам структурировать информациюно использование собственных шаблонов позволяет работать более эффективно.

Microsoft продолжает совершенствовать этот инструмент день за днем, который становится все более гибким и полезным. Теперь, когда вы знаете, как повысить производительность с помощью OneNote, мы уверены, что вы сможете ускорить многие задачи, которые вы выполняете ежедневно. Можете ли вы рассказать нам свой опыт?