Как использовать Google Документы
Эдгар Сервантес / Android Authority
За последние десять лет Google Docs укрепил свои позиции в качестве ведущей облачной альтернативы Microsoft Word. Тем не менее, есть еще много тех, кто не переключился. Если вы новичок в сервисе, не волнуйтесь! Мы здесь, чтобы помочь с руководством для начинающих по использованию Документов Google.
Слишком много функций, чтобы охватить их в одном руководстве по Google Docs, но это должно стать прочной основой для начала работы. По мере того, как вы будете чувствовать себя более комфортно, вы обнаружите множество уникальных возможностей, и Google очень активно добавляет новые функции каждый год.
Что такое Google Документы?
Кертис Джо / Android Authority
Google Docs — это облачный текстовый процессор, входящий в состав G Suite от Google. Наряду с остальными облачными сервисами Google, такими как Google Диск, Таблицы, Презентации и, конечно же, Gmail, Google Workspace предлагает комплексную платформу для повышения производительности как для бизнеса, так и для студентов.
Во многих отношениях вы можете думать о Google Docs как о Microsoft Word из G Suite. Он позволяет составлять и форматировать широкий спектр документов, а также интегрируется с Таблицами таким образом, что позволяет быстро добавить график или таблицу из электронной таблицы Google Sheets. Он также поддерживает шаблоны и надстройки, что делает его еще более универсальным для нишевых задач.
Лучше всего то, что Google Docs можно использовать совершенно бесплатно. Все, что вам нужно, это учетная запись Google, которая быстро и легко настроить.
Как работают Google Документы?
Документы Google полностью основаны на облаке, поэтому они работают иначе, чем традиционные текстовые процессоры, такие как Word. Вместо сохранения документов на жестком диске файлы хранятся на Google Диске.
Это дает ряд преимуществ по сравнению с традиционными текстовыми процессорами, такими как совместное редактирование в режиме реального времени и автоматическое резервное копирование. Он также полностью кроссплатформенный, поэтому вы можете получить к нему доступ из любого браузера или мобильного устройства.
Тем не менее, когда дело доходит до того, как использовать Google Docs, он очень похож на Word или другие альтернативы. Он имеет ту же панель инструментов в верхней части экрана и те же сочетания клавиш, которые вы использовали годами. Вы просто получаете доступ к своему документу в браузере, а не в отдельном приложении.
Как использовать Google Docs: базовое руководство
Как создать новый документ
Кертис Джо / Android Authority
Первое, что вам нужно узнать, это как создать новый документ. Вы можете сделать это из любого компьютерного браузера или мобильного устройства, хотя мы рекомендуем использовать компьютер. Большинство шагов и инструкций в этом руководстве по Документам Google основаны на версии браузера, которая имеет гораздо больше возможностей.
Чтобы создать новый документ в Интернете, перейдите к Веб-сайт Google Документов и войдите в систему, если вы еще этого не сделали. Выберите любой из шаблонов в верхней части экрана, чтобы создать документ. Первый шаблон пустой, но другие предназначены для конкретных целей, таких как деловые письма или резюме. Если вам не нравятся цвета или форматирование, их также можно полностью настроить после создания.
На мобильных устройствах вы по-прежнему можете использовать браузер, но проще использовать приложение Google Диск. Просто коснитесь значка плюса в правом нижнем углу, затем коснитесь Документы Google. По умолчанию это будет пустой шаблон, но он также автоматически сохранится в облаке, чтобы вы могли отредактировать его позже.
Подробнее: Как добавить границы в Google Docs
Независимо от того, как вы создаете свой первый документ, обязательно дайте ему имя в поле в верхней части экрана. В противном случае очень легко заблудиться в папках Google Диска!
Для начинающих вам действительно следует сначала научиться использовать Документы Google на компьютере. У вас есть гораздо больше возможностей для форматирования ваших документов, плюс, вы знаете, настоящая клавиатура для ввода.
Как удалить документ
Поскольку все автоматически сохраняется в облаке, можно случайно создать пустой файл в хранилище Google Диска. К счастью, удалить их так же просто, как и создать.
В браузере все, что вам нужно сделать, это найти документ на Веб-сайт Google Документов, нажмите кнопку с тремя точками рядом с его именем, затем нажмите «Удалить». Вы также можете удалить его, открыв документ, а затем нажав «Файл» и «Переместить в корзину».
Обратите внимание, что после удаления вы все равно можете найти эти файлы в папке «Корзина» на Google Диске. В отличие от Google Фото и Gmail, срок действия этих файлов не ограничен. Они останутся в папке «Корзина» до тех пор, пока вы не очистите ее вручную.
Чтобы очистить корзину и окончательно удалить документ, перейдите в Корзина Google Диска, выберите файлы и щелкните значок «Удалить» в правом верхнем углу. Во всплывающем окне подтверждения выберите «Удалить навсегда» и наслаждайтесь освобожденным местом для хранения.
Как использовать Google Docs: дополнительные советы и рекомендации
Использование Документов Google в автономном режиме
Кертис Джо / Android Authority
Одна из самых страшных вещей при переходе на облачные платформы — это мысль о том, что происходит, когда вы теряете подключение к Интернету. Одно отключение электроэнергии или непредвиденное техническое обслуживание сети, и вы можете часами ждать, пока сможете вернуться к работе.
Google более чем осведомлен об этой проблеме, и Google Docs упрощает доступ к вашим документам или даже их редактирование в автономном режиме. Единственная загвоздка в том, что он работает только в браузере Chrome, и вам необходимо войти в свою учетную запись в браузере. Обратите внимание, что для пользователей Chromebook задача уже выполнена, и Google Docs будет работать в автономном режиме прямо из коробки.
Первое, что нужно сделать, это убедиться, что у вас есть Автономное расширение Google Docs для Chrome. Возможно, он уже установлен, но для проверки просто щелкните ссылку и посмотрите, написано ли «Установить» или «Удалить».
После этого перейдите к своему Настройки Google Диска и установите флажок рядом с Синхронизировать файлы Google Docs, Sheets, Slides & Drawings с этим компьютером, чтобы вы могли редактировать их в автономном режиме. Это позволит вам открывать любой из ваших документов в автономном режиме, но вам нужно будет сделать еще один шаг, если вы хотите иметь возможность редактировать и сохранять их.
Чтобы иметь возможность сохранять и редактировать документы в автономном режиме, щелкните документ правой кнопкой мыши и установите переключатель Доступно в автономном режиме. Обобщить:
Как использовать Google Документы в автономном режиме
- Войдите в свою учетную запись Google в браузере Chrome.
- Установите Автономное расширение Google Docs для Chrome.
- Перейдите к Настройки Google Диска и включите синхронизацию файлов Google Docs, Sheets, Slides & Drawings с этим компьютером, чтобы вы могли редактировать их в автономном режиме.
- Щелкните документ правой кнопкой мыши и установите флажок «Доступно в автономном режиме».
Как проверить количество слов в Google Docs
Эдгар Сервантес / Android Authority
Будь то подготовка к школьному заданию или работа над статьей в качестве писателя, количество слов важно. Документы Google не только позволяют легко проверить количество слов, когда вы закончите, но даже имеют функцию отображения количества слов, когда вы пишете.
Чтобы проверить текущее количество слов, откройте G-документ, который вы хотите проверить. Нажмите «Инструменты» на верхней панели инструментов, затем «Счетчик слов». Кроме того, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + C.
Во всплывающем окне будет отображаться текущее количество страниц, количество слов, количество символов и количество символов без пробелов. Ниже вы также найдете переключатель для отображения количества слов при наборе текста. Это оставит маленькое поле в углу с постоянно обновляемым количеством слов, что может быть невероятно полезно для выполнения требований к словам, не заполняя ваш текст пухом после того, как вы закончите.
Как изменить поля в Google Docs
Кертис Джо / Android Authority
Есть два способа изменить поля в Документах Google: настройки для всего документа и отдельные разделы. Начнем с изменений всего документа.
Этот процесс практически идентичен большинству других текстовых процессоров. Откройте документ, нажмите «Файл» в левом верхнем углу, затем «Параметры страницы» в раскрывающемся меню. Отсюда вы можете изменить поля во всплывающем окне и установить их по умолчанию, если вы хотите, чтобы все будущие документы использовали эти настройки.
Подробнее: Как изменить размер и ориентацию страницы в Документах Google
Знать, как изменить поля в Документах Google для определенного раздела, немного сложнее, но все же похоже на то, к чему вы, вероятно, привыкли в других текстовых процессорах. Что вам нужно сделать, так это выбрать часть текста для настройки, затем щелкнуть и перетащить синие треугольники в верхней части экрана. Отображаемые числа представляют собой разницу между текущей настройкой и полем по умолчанию, а не расстояние от края страницы.
Как делиться и сотрудничать в Google Docs
Кертис Джо / Android Authority
Одной из самых сильных сторон Google Docs является совместное использование и совместная работа. Делиться документами с людьми так же просто, как создать ссылку. Те, у кого есть доступ к редактированию, также могут одновременно редактировать документ. Все изменения видны в режиме реального времени.
Чтобы поделиться документом, сначала нужно нажать большую синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу. Всплывающее окно предлагает два разных способа поделиться документом. Первый — это ввод адресов электронной почты всех, с кем вы хотите поделиться. Если установлен флажок «Уведомить людей», всем сторонам будет отправлено электронное письмо с уведомлением об изменении, а документ появится в их общих папках на Диске.
Подробнее: Как отслеживать изменения в Google Docs
Настройки по умолчанию позволяют любому, с кем вы делитесь документом, редактировать его, но вы можете настроить это, изменив раскрывающийся список справа. Вы также можете ввести собственное сообщение для электронной почты в текстовое поле внизу.
Что еще более важно, настройки по умолчанию также позволяют любому, у кого есть права на редактирование, делиться и изменять разрешения, что вам может не понадобиться при обмене с людьми, которым вы не полностью доверяете. Чтобы изменить это, щелкните шестеренку «Настройки» в правом верхнем углу и снимите флажок «Редакторы могут изменять разрешения и делиться».
Второй способ поделиться документом — через гиперссылку, которую вы можете отправить любому пользователю в Интернете. Обратите внимание, однако, что параметр «Ограниченный доступ» по умолчанию по-прежнему будет ограничивать доступ только к адресам электронной почты, с которыми вы уже поделились документом. Изменив настройку на Любой, у кого есть ссылка, любой, включая тех, у кого даже нет учетной записи Google, сможет открыть документ. Вы также можете настроить разрешения справа, чтобы люди, у которых есть ссылка, могли не только просматривать документ, но и комментировать или даже редактировать его.
Использование зачеркивания и подписки в Документах Google
Эдгар Сервантес / Android Authority
Остальное можно найти, открыв вкладку «Формат» в верхней части экрана, а затем развернув «Текст». Здесь вы можете увидеть все шесть вариантов форматирования, а также сочетания клавиш для каждого из них. Мы также перечислили эти сочетания клавиш ниже для вашего удобства.
Как использовать зачеркивание, подстрочный индекс и другие параметры форматирования
- Жирный: Ctrl + B
- Курсив: Ctrl + I
- Подчеркивание: Ctrl + U
- Зачеркнуть: Alt + Shift + 5
- Подстрочный индекс: Ctrl + ,
- Верхний индекс: Ctrl + .
Часто задаваемые вопросы
Являются ли Документы Google частными/безопасными?
да. Все Документы Google являются конфиденциальными и безопасными, если только они явно не переданы другой стороне. При совместном использовании значок «Поделиться» в правом верхнем углу экрана будет иметь другой значок.
Документы Google действительно бесплатны?
Да, Документы Google полностью бесплатны для личного использования. Однако существует также бизнес-версия под названием G Suite Essentials, которая добавляет функции безопасности и совместной работы. Он также может увеличить хранилище учетной записи до 100 ГБ или более в зависимости от плана.
Совместимы ли Документы Google и Microsoft Word?
Начиная с 2019 года Документы Google начали поддерживать все типы файлов Word (.doc, .docx и .dot). Документы также можно сохранять в этих форматах, что делает их почти полностью совместимыми.
Можно ли сохранить Документы Google в формате PDF?
Документы Google сохраняются автоматически?
Да, все документы периодически сохраняются в облаке, хотя вы также можете принудительно сохранить его, нажав Ctrl + S. При редактировании в автономном режиме он сохранится в кеше вашего браузера и обновит облачную версию, как только вы подключитесь к сети. Вы также можете увидеть время последнего сохранения в верхней части экрана.
Соответствуют ли Документы Google HIPAA?
Документы Google соответствуют требованиям HIPAA, но сначала вам необходимо подписать BAA с Google. Это предлагается клиентам Google Workspace Enterprise (ранее G Suite Enterprise).
Комментарии
