Будьте более продуктивны с помощью этих трюков для Microsoft To Do

Производительность — это проблема, которая касается всех нас, как профессиональных, так и академических, и кажется, что времени на решение всех стоящих задач никогда не хватает. К счастью, технологии помогают нам, и среди множества инструментов, предназначенных для повышения производительности, выделяются Microsoft To Do.

Мы рассмотрим несколько простых приемов, с помощью которых вы сможете получить еще больше от этого приложения. Если вы примените их на практике, вы заметите, что время вашей работы или учебы обретает гораздо больше смысла.

Что делать Microsoft?

Если вы еще этого не знаете, это приложение, специализирующееся на управление задачами и списками дел. ДаЕго цель — помочь нам организовать наши повседневные обязанности и отслеживать их, для чего у него есть напоминания и списки дел.

Среди его наиболее примечательных особенностей можно отметить следующие:

• Пользовательские списки. Вы можете создавать свои собственные списки с невыполненными задачами. Организовано по темам, проектам или областям.
• Просмотры и фильтрация. Это позволяет вам видеть ваши ожидающие задачи, сгруппированные по различным критериям, таким как срок выполнения или приоритет.
• Напоминания. Чтобы ничего не ускользнуть от внимания, вы можете создавать собственные напоминания и устанавливать сроки выполнения своих задач.
• Интеграция с Microsoft 365. Этот инструмент интегрируется с другими приложениями и службами Microsoft365, такими как Outlook или Planner. Таким образом, вы сможете лучше управлять ожидающими задачами между различными платформами и устройствами.
• Сотрудничество. Позволяет делиться списками с другими людьми, оптимизируя командную работу.
• Интуитивно понятный интерфейс. Он очень прост в использовании. После того, как вы воспользуетесь этим инструментом несколько раз, вы будете готовы получить от него максимальную пользу.

И теперь, когда мы знаем это приложение немного лучше, пришло время рассмотреть несколько простых приемов, которые повысят нашу производительность.

Используйте систему задач и шагов

Через функцию «Добавить задачу» вы настраиваете свои списки дел. Чтобы достичь быть еще более продуктивным и иметь возможность сконцентрироваться на работе Когда придет время это сделать, вы сможете добавить шаги в каждую задачу.

Речь идет о создании подзадач внутри основной задачи. Вы можете вычеркивать их по мере выполнения и таким образом контролировать свой прогресс.

Например, если вы журналист и вам нужно написать статью на определенную тему, шаги могут быть следующими:

• Найдите варианты названия для текста.
• Найдите источники документации.
• Проверьте, решили ли конкуренты эту проблему.
• Найдите изображения для текста.
• Напишите черновик.
• Исправьте черновик.
• Загрузите окончательный текст на издательскую платформу.

Используйте цветовые коды

В Microsoft To Do вы можете создавать списки, состоящие из нескольких задач которые объединены в рамках одного проекта.

Чтобы ускорить поиск информации, когда у вас несколько списков, нет ничего проще, чем установить цветовой код для каждого из них. Для этого нажмите на нужный список и в появившемся всплывающем меню выберите опцию «Смени тему». Назначьте цвет, и все готово.

Таким образом, вы сможете быстро различать проекты или списки, относящиеся к разным областям вашей жизни.

Отправляйте электронные письма из Outlook в To Do

Как мы уже говорили ранее, это приложение можно синхронизировать с другими приложениями Microsoft, в том числе со службой электронной почты Outlook.

Если вы получили электронное письмо, связанное с выполняемой задачей, вы можете отправить его в To Do, чтобы принять во внимание его содержание когда придет время заняться этой работой.

Для этого введите адрес электронной почты, о котором идет речь, и в меню вверху нажмите на «Отметить». Он появится прямо в To Do в разделе «Электронное письмо отмечено».

Используйте общие списки дел Microsoft

Совместные списки — отличная идея, когда дело доходит до управления работой, в которой участвуют несколько человек. Это так же просто, как создать список, назначайте задачи и делитесь ими с заинтересованными сторонами.

Если вы хотите сохранить список, которым вы поделились, максимально конфиденциальным, вы можете активировать эту опцию. «Ограничить доступ текущим участникам». Таким образом, вы будете единственным человеком, имеющим возможность решать, какие участники будут добавлены в список для совместной работы.

Перетаскивание элементов

Используете ли вы Microsoft To Do на своем мобильном телефоне или компьютере, вы можете перетаскивать элементы из одного окна в другое и создавать на их основе задачи. Это значительно ускоряет создание списков.

Чтобы использовать эту функцию, вам необходимо использовать режим разделенного экрана, Перетащите интересующий вас текст и перенесите его из одного места в другое.

Используйте смайлы, чтобы разместить значки на задачах

Этот инструмент позволяет нам использовать смайлики в списках задач, например способ быстро их идентифицировать. Хотя у него нет такой же системы задач, это не значит, что мы не можем его использовать.

Отредактируйте название созданных вами задач и добавьте смайлик с помощью клавиатуры. Дополнительным преимуществом этой системы является то, что вы не ограничены смайликами. который включен в список дел по умолчанию, вы можете использовать тот, который вам больше всего нравится.

Используйте систему htag

Для ускорения нахождения задач можно использовать хештеги. Таким образом, когда вы ищете используемое слово, Весь контент, который вы отметили, появится с этим ярлыком.

Вы можете создать свою собственную систему хэштегов и использовать ее для управления своими задачами вместо того, чтобы прибегать к категориям, предлагаемым Microsoft To Do.

Создавайте уведомления и напоминания о сроках выполнения

Вам бесполезно организовывать все свои задачи, если вы не знаете когда каждый из них должен быть закончен. Чтобы избежать задержек, максимально используйте систему напоминаний и сроков выполнения, которую предлагает вам это приложение.

Каждый раз, когда вы создаете задачу, установите значение установите дату истечения срока действия и добавьте напоминание Позвольте мне предупредить вас за несколько дней до этого.

С Microsoft To Do стать более продуктивным стало немного проще. Погрузитесь в этот инструмент, и вы мгновенно станете экспертом в управлении временем для решения каждой нерешенной задачи.