Как отправлять электронные письма прямо из Excel

Программа для работы с электронными таблицами Microsoft 365, Excel, хорошо известна своей полезностью при выполнении всех видов бухгалтерских и финансовых задач. Однако у него есть и гораздо менее известные функции, которые могут оказаться очень полезными в определенных ситуациях. В этом посте, не вдаваясь в подробности, мы расскажем вам как отправлять электронные письма прямо из Excel.

Самый очевидный случай — когда возникает необходимость передать или поделиться данными из электронной таблицы, над которой мы работаем. Есть очень удобный способ сделать это, не выходя из приложения.

Преимущества отправки электронных писем из Excel

Сочетание преимуществ Excel с преимуществами Outlook дает нам очень интересный результат: возможность поделиться огромным количеством информации (данные, расчеты, графики, статистика, документы и т. д.) по электронной почте. Среди его преимуществ можно выделить следующие:

• Скоростьпоскольку серверы обоих сервисов синхронизированы.
• Безопасность. Excel сохраняет копию данных, включенных в электронное письмо. С другой стороны, Outlook также выполняет резервное копирование.
• Совместимость: можно отправлять электронные письма через Gmail и Hotmail.

Предыдущий шаг: синхронизация

Такая возможность будет доступна при условии, что ваши настройки Microsoft Office правильно синхронизированы с Outlook в качестве адреса электронной почты по умолчанию. В этом случае мы сможем отправлять документы любого типа в виде вложений по электронной почте. В случае, если эта синхронизация не настроена, мы должны это сделать. Вам просто нужно выполнить несколько простых шагов:

1. Прежде всего, Открываем Outlook.
2. Тогда мы будем «Файлы».
3. Мы нажимаем “Параметры” и тогда мы будем “Общий”.
4. В параметрах запуска активируем вкладку Outlook как предустановленная программа для электронной почты, контактов, календарей и т. д.
5. Наконец, мы нажимаем Принимать.

После завершения предыдущего шага синхронизации мы подробно объясним, что нужно сделать, чтобы отправлять электронные письма из Excel.

Отправка писем из Excel

Чтобы использовать утилиту Excel для прямой отправки электронных писем, у нас есть два варианта: с макросами или без них. На этом этапе стоит пояснить, что мы называем серию команд, содержащихся в документе Excel, макросом. Мы объясним, как действовать в каждом из этих двух случаев:

Макросы греха

Это следующий метод по умолчанию по умолчанию в Outlook. Приложение отвечает за создание копии файла или документа Excel и отправку ее получателю, указанному пользователем. В этом случае файл отправляется в формате PDF. Вот что нам следует сделать:

1. Сначала мы заходим в Excel и на ленте выше выбираем «Файлы».
2. Затем мы нажимаем на «Поделиться электронной почтой».
3. Далее отмечаем опцию отправлять данные в виде вложений и мы даем «Отправить».

Кон-макросы

Эта возможность требует, чтобы мы использовали язык программирования VBA (Visual Basic для приложений)который Microsoft обычно использует для расширения функций своих программ. Чтобы отправить электронное письмо из Excel и с макросами, необходимо правильно сохранить файл. Для этого мы выполним следующие шаги:

1. Первое, что нужно сделать, это сохранить таблицу в файлы как книга Excel с поддержкой макросов (в виде диалогового окна и выбора папки с характерным именем).
2. Затем вам нужно открыть книгу Excel, синхронизированную с макросами.
3. Мы нажимаем F11 чтобы включить Microsoft Visual Basic.
4. Автоматически, код к которому мы можем получить доступ, дважды щелкнув по Эта рабочая книга. Далее вставляем код в открывшееся новое окно.
5. Затем мы заменяем адрес электронной почты на адрес получателя онлайн.
6. Для завершения закрываем Microsoft Visual Basic и нажимаем «Отправить».

Вариант «с макросами» — это тот, который мы должны выбрать для выполнения. массовые поставки. В данном конкретном случае вам нужно создать макрос VBA и запрограммировать (настроить) код для автоматизации массовой рассылки электронной почты.