Ваш личный помощник для написания эффективных писем

Copilot — великолепный инструмент для применения всех функций и преимуществ, которые искусственный интеллект предлагает нам в экосистеме Майкрософт 365. В этом посте мы рассмотрим очень конкретный аспект: все, что он позволяет нам делать. Copilot в Outlookвзяв на себя роль личного помощника по написанию эффективных электронных писем.

В нескольких словах можно сказать, что Copilot пришел, чтобы облегчить нашу жизнь. Он отвечает за управление нашим почтовым ящиком и автоматизацию наиболее распространенных действий, чтобы освободить нас от задач и, таким образом, иметь возможность уделять больше времени самому общению.

Преимущества использования Copilot в Outlook

Вот некоторые преимущества и основные возможности использования Copilot в Outlook. Существует множество задач, которые можно упростить, автоматизировать или улучшить:

Умное письмо

Copilot может помочь нам всегда найти лучшую формулу того, что мы хотим выразить или сообщить, используя тон и язык, указанные для каждой цели. ИИ предлагает нам автоматические предложения при написании электронного письма, что обеспечивает значительную экономию времени и большую степень точности сообщения.

Помимо этого, он также включает в себя детектор грамматических и орфографических ошибок что мы можем исправить в реальном времени, что имеет первостепенное значение.

Автоматизированные задачи

Одна из наиболее практичных утилит Copilot в Outlook — выполнение автоматизированных задач с последующим экономия времени что это значит для пользователя.

Например, мы можем настроить ИИ-помощника так, чтобы он классифицировал получаемые нами электронные письма на основе ряда критериев, выделяя наиболее важные из них и генерируя быстрые ответы разной степени сложности в зависимости от случая.

Умные сводки

Просматривать длинные цепочки электронных писем в поисках информации — это настоящая боль (и часто мы упускаем из виду что-то). В этот момент нам на помощь приходит ИИ благодаря возможности генерировать сводки. Это может оказаться большим подспорьем, когда нужно быстро определить ключевые моменты разговора без необходимости читать все сообщения одно за другим.

Интеграция с другими инструментами Microsoft 365.

Как мы уже говорили, Copilot присутствует во всей экосистеме Microsoft 365, поэтому координирует все свои действия с другими инструментами в пакетеe, например Teams или OneNote. Это создает более простую и гибкую рабочую систему.

Кроме того, благодаря этому можно анализировать наиболее актуальную информацию из электронных писем, к которым прилагаются данные или документы.

Доступ к Copilot из Outlook

На своем официальном сайте Microsoft предупреждает, что на данный момент Copilot будет доступен только в рабочих или учебных учетных записях Outlook.а также в учетных записях Microsoft с адресами электронной почты Outlook.com, hotmail.com, live.com и msn.com.

В общем, Во всех учетных записях Microsoft 365 инструмент искусственного интеллекта уже интегрирован в Outlook. Именно эти учетные записи отображают теперь знаменитый значок Copilot на панели инструментов (как показано на изображении выше).

Наконец, мы также должны упомянуть одно из основных ограничений Copilot в Outlook: Вы не можете получить доступ к зашифрованной электронной почте.

Как использовать Copilot в Outlook

Прежде чем начать использовать Copilot в Outlook, вам необходимо настроить инструмент. Для этого вам необходимо перейти в меню параметров Outlook и установить нужные параметры, например частоту, с которой мы хотим получать предложения или какой тип задач мы хотим автоматизировать. Как только это будет сделано, мы сможем нормально использовать ИИ.

Следует отметить, что Copilot — великолепный помощник, но в конечном итоге всегда именно пользователь решает, использовать его рекомендации и предложения или игнорировать их:

• Советы по написаниюкоторый появится, когда мы создаем новое электронное письмо. Чтобы принять их, просто нажмите клавишу Вкладка или нажмите на сами предложения.
• Автоматические ответы он будет генерироваться каждый раз, когда мы получаем новое электронное письмо, и отображается в нижней части экрана. Пользователь может решить, использовать ли их (нажимая на них) или игнорировать.
• Напоминания. В некоторых электронных письмах, содержащих информацию о событиях или встречах, Copilot спрашивает нас, хотим ли мы добавить их в наш список дел или календарь.
• Категории и теги. Второй пилот также проанализирует содержимое каждого сообщения и предложит сохранить или пометить его соответствующим образом. Вы даже можете предложить создать новые категории.
• Расширенный поиск: Мы всегда можем попросить Copilot выполнить интеллектуальный поиск сообщений, файлов или контактов. Нам просто нужно ввести условия поиска и позволить ИИ сделать всю работу.

Заключение

Появление Copilot в Outlook дает нам новый способ использовать электронную почту и добиться от нее гораздо большей производительности. Более быстрое и эффективное управление. И с множеством возможностей конфигурации, поэтому его работа идеально адаптируется к нашим потребностям и предпочтениям.