Как запланировать автоматические ответы в Outlook?

Автоматическое ответное сообщение — очень полезный ресурс для пользователей, которые уехали в отпуск, путешествовали или по какой-либо причине временно не могут просмотреть свой почтовый ящик. Своеобразное уведомление о том, что мы недоступны, но скоро вернемся. В этом посте мы увидим как запланировать автоматические ответы в Outlook простым способом.

Есть много причин, почему этот ресурс чрезвычайно полезен. Но, прежде всего, это очень правильный способ информировать друзей, клиентов, коллег о нашем статусе… Короче говоря, всем, кто пытается с нами связаться. Автоматическое ответное сообщение всегда лучше, чем молчание, которое можно интерпретировать как отсутствие усердия или интереса с нашей стороны.

Когда необходимо поставить автоматический ответ на нашу электронную почту?

Есть две основные причины, по которым желательно запрограммировать автоматический ответ в нашей электронной почте. Первый предназначен для элементарный вопрос хорошего образования: Никогда нельзя оставлять вопросы без ответа, иначе это невнимательность. С другой стороны, эти ответы помогают нам поддерживать контакт с другими людьми и не отвлекаться от дел, которые могут быть важнымикак в частной, так и в профессиональной сфере.

Сообщение «Меня нет на рабочем месте» может быть очень полезным для делегировать нашу работу коллегамкоторый позаботится о наших задачах, пока нас нет. В противном случае мы рискуем обнаружить в своем почтовом ящике неотвеченные сообщения (некоторые из которых несколько дней назад), когда вернемся из отпуска или периода отключения от сети.

Microsoft Outlook позволяет нам настроить автоответ на сообщение как через настольное, так и мобильное приложение, легко с любого устройства. Ниже мы объясним шаги, которые необходимо выполнить для настройки этого сообщения.

Руководство по автоматическим ответам в Microsoft Outlook

Планирование автоматических ответов в Outlook — относительно простой процесс. Вот как это сделать шаг за шагом:

Перейдем на панель настроек

Для начала открываем приложение Перспективы на рабочем столе Windows с нашим идентификатором и паролем и щелкните значок Конфигурация (тот, что с шестерней), показан в правом верхнем углу. В зависимости от имеющейся у нас версии Outlook на этом первом этапе нам придется перейти непосредственно к «Файлы».

Выберите «Просмотреть все настройки Outlook».

В меню «Настройки» выбираем вкладку «Просмотреть все настройки Outlook», чтобы затем открыть параметры электронной почты.

Выбираем «Почта»

В меню, соответствующем Outlook, мы переходим непосредственно в раздел «Почта», где собираемся реализовать изменения конфигурации для планирования автоматических ответов в Outlook.

Нажимаем на «Автоматические ответы»

Следующий шаг – активация опции «Автоматические ответы». Там мы должны установить флажок отвечать в течение определенного периода времени, а затем Установите диапазон времени начала и окончания сообщения. То есть время, в течение которого мы хотим, чтобы он был активирован.

После активации любой, кто отправит нам электронное письмо, получит точно такой же ответ.

Составьте автоматический ответ

Наконец, остается только написать текст сообщения, которое мы хотим показать в качестве ответа людям, приславшим нам электронное письмо. В настольном приложении мы найдем возможность писать разные ответные сообщенияв зависимости от того, приходит ли электронное письмо к нам от нашей собственной компании или организации или извне. Через мобильное приложение это невозможно. После завершения нажмите “Держать” чтобы изменения вступили в силу.

Чтобы точно знать, что и как это сделать, мы рекомендуем вам следовать рекомендациям, указанным в следующем разделе:

Что добавить в автоматический ответ на наше письмо?

Возможность создания автоматического электронного письма с уведомлением о том, что мы будем отключены или недоступны в течение некоторого времени, а также жест вежливости— это ресурс, позволяющий не пропустить ни одного важного контакта. Текст, который должен появиться в автоматическом ответе, а также его форма, Они будут зависеть от нескольких факторов. Прежде всего, кто является получателем указанного ответа.

Если речь идет о рабочих вопросах (ответы клиентам, поставщикам, начальникам, коллегам, сотрудникам и т. д.), лучше всего выбрать краткое и официальное сообщение. Вот пример:

Большое спасибо за ваше письмо. Меня не будет в офисе всю эту неделю. По возвращении с удовольствием отвечу на Ваше сообщение. Большое спасибо за ваше терпение и понимание.

С другой стороны, если это автоматический ответ на сообщения друзей, возможности расширяются. В этом случае мы можем позволить себеИспользуйте более расслабленный тон и даже добавьте нотку юмора. Это может быть что-то вроде этого:

Я ухожу в заслуженный отпуск и не планирую заниматься почтой до возвращения 15 августа. Пожалуйста, не беспокойте меня до тех пор!

Как видите, варианты могут быть самыми разнообразными. В любом случае, идет ли речь о работе или общении с друзьями, в таких сообщениях должно присутствовать несколько элементов:

• точная информация о датах нашего отсутствия. Или, по крайней мере, дату нашего возвращения к деятельности.
• Он контакт человека или людей, с которыми можно связаться, пока мы недоступныс подробным описанием точного контакта для каждого типа материи.
• Необязательно, ряд ссылок или ожидаемые ответы на вопросы или проблемы, которые мы обычно обсуждаем в наших электронных письмах. Это служит для того, чтобы передать идею о том, что даже если мы недоступны, мы несем ответственность и продолжаем обо всем заботиться.

Выводы

Если наша работа или повседневная деятельность связана с регулярной отправкой и получением электронных писем, возможность планировать автоматические ответы через Outlook может быть очень полезной.

Эта функция позволяет нам держать все наши контакты в курсе нашей текущей ситуацииа также перенаправлять вопросы другим людям, которые будут отвечать на них во время нашего отсутствия. Очень практично.