Как создавать папки в Microsoft Outlook

Помимо многих других практических функций, Outlook позволяет нам создавать папки, в которых можно группировать ряд соответствующих элементов по одной и той же теме. Например, можно создать папку для почты, другую для календаря, третью для контактов и даже одну для задач. В этом посте мы объясняем как создавать папки в Microsoft Outlook и таким образом добиться более разумного управления этим инструментом.

Это важно, поскольку по-прежнему существует множество пользователей, которые управляют своими учетными записями электронной почты беспорядочно и неэффективно. Обидно иметь такой практичный инструмент, как Outlook, и не получить от него максимум пользы, не так ли? Здесь мы увидим, как это сделать, используем ли мы его на настольном компьютере или мобильном устройстве.

Зачем создавать папки в моей учетной записи электронной почты?

Со временем, по мере накопления сообщений и контактов, правильное управление нашей учетной записью электронной почты становится хаотичным. Хотя неоценимая помощь поисковой системычасто мы можем часами искать важное электронное письмо, которое нам нужно восстановить.

Вместо, Все намного проще, когда мы организуем наши сообщения по папкам. Если мы управляем личным аккаунтом, мы можем создавать папки для каждого аспекта нашей жизни: друзья, семья, работа, отдых…

Эта работа становится еще более важной, когда мы говорим о профессиональные учетные записи электронной почты, то есть те, которые мы используем для работы. Возможная классификация содержимого в папках может состоять из группировки электронных писем по таким категориям, как клиенты, поставщики, счета-фактуры, жалобы, предложения, другие документы и т. д. Другими словами: привнесите порядок в хаос.

Для достижения еще большей степени организации существует возможность создавать подпапки. Возвращаясь к предыдущему примеру, в папке клиентов мы могли бы добавить несколько подпапок, по одной для каждого из наших клиентов. Чем выше степень точности классификации, тем более гибкой будет наша работа.

Действия, которые необходимо выполнить для создания папок в Outlook

Теперь, когда мы знаем все преимущества, которые дает нам возможность систематизировать электронную почту по папкам, давайте посмотрим, как начать организовывать себя в Microsoft Outlook. Первое, что нам нужно знать, как создать новую папку. Очевидно, что прежде всего мы должны Откройте приложение Outlook на нашем устройстве и выберите «Почта».. После этого необходимо выполнить следующие шаги:

Нажмите «Новая папка».

В разделе «Почта» мы нажимаем на опцию «Новая папка» (Новая папка если вы используете английскую версию). Это действие создаст новую папку.

Назовите имя, которое вы решите

Следующий шаг — дать имя вновь созданной папке. Для этого напишем в поле “Имя”. Важно, чтобы имя было ясным и точным, чтобы не было сомнений в том, какой тип писем будет в нем храниться.

После нажатия “Принимать”, Новая папка, созданная и названная, будет доступна на левой панели электронной почты Outlook и готова к использованию по своему усмотрению.

Переместить письма в созданную папку

Как только новая папка будет создана, нам останется только заархивируйте туда соответствующие сообщения. Это довольно тяжелая работа, особенно если у нас много писем, ожидающих классификации. Однако, когда мы закончим, мы значительно улучшим управление и порядок нашей учетной записи электронной почты.

Создание подпапок

Чтобы иметь более высокий уровень классификации, можно создавать подпапки внутри уже созданных папок. Сделать это очень просто, вам просто нужно щелкните правой кнопкой мыши по папке. Будет отображен ряд опций, таких как «очистить папку» или «отметить все сообщения как прочитанные». Логично, что нам нужно выбрать «Создать подпапку».

Преимущества наличия папок в Microsoft Outlook

Привыкание к работе с папками в Microsoft Outlook может принести нам много преимуществ. Вот несколько примеров:

• Организуйте всю информацию. Это цель номер один всего этого. Если мы ищем электронное письмо, структура папок, которую мы создали с нашими собственными критериями, поможет нам узнать, где его найти.
• Перемещайте сообщения из одной папки в другую, что позволяет нам гораздо легче находить похожие электронные письма. Чтобы перемещать электронные письма внутри папок, просто перетаскивайте их по одному или несколько одновременно.
• Пустые папкиопция, к которой мы получаем доступ, щелкнув папку правой кнопкой мыши. Это действие, которое может сэкономить нам много времени и усилий при удалении больших объемов электронных писем, которые нам больше ни для чего не нужны.

Организация по цвету

Помимо папок, Microsoft Outlook также дает нам возможность классифицировать и упорядочивать сообщения электронной почты с помощью цветные этикетки. Каждый из них служит для присвоения категории и, прежде всего, для более простого просмотра.

И цвета, и названия этикеток могут быть настроены в соответствии с нашими предпочтениями и потребностями. Всем этим можно управлять из меню настроекпереходим на вкладку “Общий” и выбрав там опцию «Категории».