10 советов, как организовать OneDrive и повысить эффективность работы

OneDrive — это облачное хранилище от Microsoft. Очень практичный инструмент, которым уже пользуются многие пользователи, но мало кто способен получить от него максимальную пользу. Чтобы полностью раскрыть его потенциал, мы представляем вам 10 советов, которые помогут организовать OneDrive и повысить эффективность работы.

Большинство пользователей уже знакомы с простейшими функциями OneDrive: сохранять, синхронизировать и обмениваться файлами с любого устройства, подключенного к Интернету. Кроме того, известно, что с помощью этого инструмента управление документами и совместная работа между пользователями в режиме реального времени упрощается благодаря его Интеграция с Windows и в приложениях офисного пакета Майкрософт 365.

OneDrive оказался действительно полезным сервисом. Так много для отдельные пользователи кто хочет иметь личное решение для хранения данных компании разных размеров, которые требуют совместного использования и совместной работы над документами в режиме реального времени.

Его основные функции и характеристики хорошо известны. Благодаря облачное хранилище Мы можем сохранять документы, фотографии, видео и всевозможные файлы, к которым у нас будет доступ в любое время и из любого места. С другой стороны, автоматическая синхронизация Это позволяет нам постоянно обновлять резервную копию, что всегда удобно.

В дополнение к этому OneDrive предлагает шифрование данных и Функция личного хранилища для защиты конфиденциальных файлов, требующих дополнительной аутентификации.

Советы по эффективному использованию OneDrive

Знать все возможности и функции OneDrive — это хорошо, но вы можете получить гораздо больше преимуществ от этого сервиса, научившись использовать его разумно. Вот они идут 10 советов по использованию OneDrive с помощью которого мы можем добиться гораздо большего за очень небольшие деньги:

1- Поддерживайте рациональную структуру папок

Первая идея нашего декалога: порядок – это все, тем более, что файлов у нас накапливается все больше и больше. Чтобы поддерживать этот порядок и чтобы дело не захватило наш OneDrive, рекомендуется создавайте папки с понятными и описательными именами. В то же время мы должны организуйте наши файлы по логическим категориям (лучше практично, чем оригинально), чтобы помочь нам быстрее найти искомые документы.

2 – Используйте теги и ключевые слова

Одним из недостатков OneDrive является отсутствие собственных ярлыков. Положительным моментом является то, что это позволяет нам добавить ключевые слова в имена файлов (также в метаданных) по нашим собственным критериям. Целью этого является упрощение выполнения конкретных поисков.

3. Избегайте дублирования файлов.

Когда файл плохо организован, какой бы его ни была природа, легко допустить ошибки, например, из-за повторения или дублирования файлов. Или в конечном итоге у вас будет несколько копий одного и того же файла. Чтобы этого избежать, необходимо обслуживать Система управления версиями OneDrive. Это позволит нам поддерживать одну активную версию, хотя предыдущие версии всегда будут доступны для просмотра. Без сомнения, это один из лучших советов по использованию OneDrive.

4 – Автоматическая синхронизация папок

Многие пользователи не знают, что OneDrive автоматически синхронизирует самые важные папки на нашем компьютере. (или те, которые мы решим). Это гарантия того, что мы всегда сможем иметь обновленную резервную копию ваших важных файлов.

5- Настроить быстрый доступ

В OneDrive у нас также есть возможность настроить ярлыки которые мы можем добавить к файлам или папкам, которые мы считаем наиболее важными или к которым мы обращаемся чаще всего. Таким образом, они всегда будут доступны нам более простым и прямым способом.

6- Эффективное использование поисковой системы OneDrive.

Не стоит недооценивать возможности этого инструмента. Поисковая система OneDrive действительно мощная и полезная, когда нам нужно быстро найти документы. Кроме того, мы можем фильтровать поиск по имени, типу файла и даже содержимому.

7. Регулярно очищайте мусорную корзину.

Это совет для OneDrive, но он справедлив и для других областей: вы должны Избавьтесь от ненужных файлов, которые бессмысленно занимают место.. И время от времени очищайте мусорную корзину. Сделав это, мы сможем освободить место и при этом постоянно обновлять наше хранилище.

8- Включить функцию «Файлы по требованию».

Практичный вариант, который дает нам интересное преимущество: мы можемувидеть все наши файлы в проводнике, не занимая при этом локальное пространствокаждый раз загружая только то, что необходимо. По запросу пользователя.

9 – Совместная работа в режиме реального времени

Функции совместной работы OneDrive в режиме реального времени действительно практичны, особенно в определенных случаях или для определенных профилей пользователей. Например, вы можете обмениваться файлами с группой друзей или коллегназначив соответствующие разрешения чтобы решить, кто может их редактировать, а кто имеет право только на их просмотр.

10- Персональное хранилище OneDrive

Последний из наших советов по использованию OneDrive, чтобы максимально эффективно использовать эту службу, — это использовать Personal Vault. Мы могли бы описать эту функцию как реальную безопасный где хранить самые деликатные файлы. Его дополнительный уровень безопасностис многофакторной аутентификацией, является гарантией того, что все будет в безопасности.